AKTUALNOŚCI

2018-02-23

Od 2019 roku skrócony czas przechowywania akt pracowniczych

WRÓĆ DO AKTUALNOŚCI
10 zamiast 50 lat – w 2019 roku aż pięciokrotnie zostanie skrócony okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Tak duże skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych będzie możliwe dzięki przekazaniu przez firmy do ZUS odpowiednich informacji, które będą podstawą do wyliczenia świadczeń emerytalnych i rentowych dla pracowników. Dzięki temu pracownik przechodząc na emeryturę nie będzie musiał zbierać informacji o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Przedsiębiorstwa będą mogły przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, także wówczas, gdy była ona wytworzona w postaci papierowej, poprzez wprowadzenie możliwości digitalizacji takiej dokumentacji. Nowe przepisy mówią o trzech grupach pracowników:
  • zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – ich akta będą przechowywane 10 lat. Pracodawcy prześlą do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców, które będą zawierały dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu). Dane zostaną zapisane na koncie ubezpieczonego w ZUS. W ten sposób pracownicy już nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i samodzielnie starać się o zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu od byłych zakładów pracy,
  • zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r. – będzie można skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników pod warunkiem, że pracodawca złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty. Decyzja o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych będzie jednorazowa. Pracodawca nie będzie mógł jej cofnąć i będzie dotyczyła wszystkich pracowników. Brak przekazania do ZUS raportów informacyjnych będzie oznaczał kontynuację dotychczasowego obowiązku przechowywania dokumentacji przez 50 lat,
  • zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – w stosunku do tej grupy pracowników przepisy nie zmieniają się. Zakład pracy nadal będzie przechowywał akta pracownicze przez 50 lat.
Grupa Dziesięcina