Jak wynika z art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe zamyka się m.in. na dzień kończący rok obrotowy, jednak nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia. Jeśli rok obrotowy jednostki jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, to dniem kończącym rok obrotowy jest 31 grudnia 2024 r. i na ten dzień należy zamknąć księgi. Zamknięcie to jest tzw. wstępnym zamknięciem ksiąg. W oparciu o wstępnie zamknięte księgi sporządzane jest roczne sprawozdanie finansowe. Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zatem, gdy koniec roku obrotowego jednostki przypadał na dzień 31 grudnia 2024 r., to do 31 marca 2025 r. trzeba wstępnie zamknąć księgi oraz sporządzić roczne sprawozdanie finansowe za 2024 r.

Może się zdarzyć, że po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2024 r., a przed jego zatwierdzeniem konieczne będzie dokonanie zmian w księgach 2024 r. Ich skutki trzeba wprowadzić do wstępnie zamkniętych ksiąg za 2024 r. i ponownie sporządzić sprawozdanie finansowe za 2024 r. Zmiany we wstępnie zamkniętych księgach po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego mogą być także dokonywane na polecenie biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie to podlega badaniu przez firmę audytorską. Gdy nowa wersja sprawozdania finansowego na dzień 31 grudnia 2024 r. zostanie sporządzona i podpisana po 31 marca 2025 r., nie wpłynie to negatywnie na wypełnienie ustawowego obowiązku sporządzenia sprawozdania w wymagalnym terminie. W celach dowodowych trzeba pierwotną wersję tego sprawozdania przechowywać z jego wersją ostateczną. Wtedy pierwotnej wersji sprawozdania nie przedstawia się wraz z nową do zatwierdzenia ani do złożenia w KRS, KAS czy MSiG.