Informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA, za dany rok kalendarzowy zobowiązani są przekazywać płatnicy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS, jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku,
• w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
• byli wpisani do rejestru REGON w dniu 31 grudnia roku, za który jest składana informacja ZUS IWA.

Poprzez nieprzerwane zgłoszenie w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe należy rozumieć, że w każdym z miesięcy roku, za który składana jest informacja, przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Obowiązku złożenia informacji ZUS IWA nie mają więc ci płatnicy, którzy choć w jednym miesiącu tego roku nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe, tj. ani jeden ubezpieczony nie podlegał temu ubezpieczeniu.