Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (dalej: WDT) podlega opodatkowaniu stawką 0% VAT po spełnieniu warunków wskazanych w ustawie o VAT.
Jednym z nich jest posiadanie przez podatnika dowodów, że towary będące przedmiotem WDT zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju (pomijamy dokumenty dotyczące wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, ponieważ nie dotyczy ich pytanie).
Dokumenty łącznie potwierdzające dokonanie:
1) w przypadku, gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi):
• dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju,
• specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku;
2) w przypadku wywozu towarów bezpośrednio przez podatnika dokonującego takiej dostawy lub przez ich nabywcę, przy użyciu
własnego środka transportu:
• specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku,
• dokument zawierający co najmniej:
- imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego WDT oraz nabywcy tych towarów;
- adres, pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania nabywcy;
- określenie towarów i ich ilości;
- potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca adresu siedziby działalności gospodarczej lub adresu, pod który są przewożone towary, znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
- rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary lub numer lotu - w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego;
3) w przypadku, gdy dokumenty wymienione w pkt 1) lub 2) nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towaru do nabywcy, dowodami potwierdzającymi wywóz mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:
• korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
• dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
• dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
• dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.
Obowiązek posiadania tzw. dokumentów dodatkowych występuje wówczas, gdy dokumenty wskazane w pkt 1 i 2 (tzw. dokumenty podstawowe) nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towaru do nabywcy.
Ustawodawca wskazał, że niektóre dokumenty mogą być w szczególności dodatkowymi dokumentami potwierdzającymi, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa. Z uwagi na posłużenie się zwrotem "w szczególności" - katalog tych dokumentów nie jest zamknięty. Jednak, że posiadanie tylko jednego z dokumentów dodatkowych uwiarygadniających dokonanie WDT może nie być wystarczające do zastosowania stawki 0% VAT w sytuacji, gdy do momentu złożenia deklaracji za dany okres rozliczeniowy podatnik będzie posiadał dokumenty podstawowe niepotwierdzające jednoznacznie dostarczenia towaru do kontrahenta.
Jeśli podatnik posiadał następujące dokumenty podstawowe, tj. fakturę, specyfikację poszczególnych sztuk ładunku i kserokopię/skan listu przewozowego, z którego nie wynikało jednoznacznie, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju (gdyż był to tylko pierwszy jego egzemplarz zatrzymany przez podatnika po podpisaniu przez kierowcę/kuriera poświadczającego przejęcie towaru do transportu), to
zdaniem organu podatkowego, do zastosowania stawki 0% VAT do WDT będzie podatnika uprawniało posiadanie ww.  dokumentów podstawowych oraz następującego dokumentu dodatkowego (o ile faktycznie ww. dokumenty potwierdzają łącznie dostarczenie towaru do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju):
• odrębnego potwierdzenia dostarczenia przedmiotu wysyłki do innego niż Polska państwa członkowskiego przeznaczenia przez
przewoźnika/spedytora (np. w formie zestawienia obejmującego zbiór numerów listów przewozowych oraz zawierającego oświadczenie przewoźnika/spedytora o dostarczeniu ww. przesyłek do miejsc określonych na poszczególnych listach przewozowych),
lub
• wydrukowanego zrzutu cyfrowego z ekranu, tj. tzw. "print screen" na którym widnieje komunikat ze strony internetowej danego
przewoźnika/spedytora z tzw. systemu śledzenia przesyłek kurierskich, wskazujący m.in. numer listu przewozowego oraz datę doręczenia przesyłki w miejscu przeznaczenia,
lub
• pobranego w formie pdf i wydrukowanego potwierdzenia doręczenia ze strony internetowej danego przewoźnika/spedytora z tzw. systemu śledzenia przesyłek kurierskich wskazującego m.in. numer listu przewozowego oraz datę doręczenia przesyłki w miejscu przeznaczenia.
Natomiast do zastosowania stawki 0% VAT dla WDT nie będzie podatnika uprawniało posiadanie ww. dokumentów podstawowych oraz następującego dokumentu dodatkowego:
• zamówienia nabywcy na towary będące przedmiotem WDT albo korespondencji mailowej, w której skonkretyzowano   szczegółowe warunki
WDT
lub
• potwierdzenia zapłaty (wyciągu bankowego).
Organ podatkowy uznał bowiem, że z ww. dokumentów dodatkowych nie wynika, iż będą one dokumentowały fakt dostarczenia towarów do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego niż Polska.