1. Wstęp

E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy będą mogli korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek posiadać adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń. Skrzynka e-Doręczeń docelowo zastąpi również korespondencję poprzez ePUAP, a każdy adres do e-Doręczeń będzie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Warto pamiętać, że spółka cywilna nie może posiadać adresu do e-Doręczeń. Spółka cywilna to jedynie umowa łącząca wspólników - nie posiada odrębnej od samych wspólników podmiotowości prawnej. Adres do e-Doręczeń mogą zatem posiadać jedynie jej poszczególni wspólnicy.

1. Kogo obowiązuje adres do e-Doręczeń i w jakich terminach?

 Osoby wykonujące zawód zaufania publicznego:

Od 1 stycznia 2025 roku osoby wykonujące niektóre zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek komunikowania się przez skrzynkę do e-Doręczeń.

       Dotyczy to:

1. adwokata,
2. radcy prawnego,
3. doradcy podatkowego,
4. doradcy restrukturyzacyjnego,
5. rzecznika patentowego,
6. notariusza.

Oznacza to obowiązek:

1. posiadania adresu do e-Doręczeń wpisanego do bazy adresów elektronicznych (BAE),
2. doręczania pism na adres do e-Doręczeń podmiotom, które z niego korzystają.

Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG:

1. przedsiębiorcy zarejestrowani do 31.12.2024 roku muszą posiadać adres do e-Doręczeń od 1.10.2026 roku. Adres mogą uzyskać poprzez złożenie wniosku o założenie adresu do  e-Doręczeń lub składając wniosek o zmianę wpisu w CEIDG – ta druga opcja jest możliwa od 01.01.2025 roku.
2. przedsiębiorcy zarejestrowani do 31.12.2024 roku, którzy złożą wniosek o aktualizację wpisu w CEIDG po 30.06.2025 roku (od dnia 01.07.2025 roku do dnia 30.09.2026 roku) będą mieli obowiązek podania danych do utworzenia adresu do e-Doręczeń we wniosku o zmianę wpisu.
3. przedsiębiorcy rejestrujący się po 01.01.2025 roku będą mieli obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń w momencie rejestracji działalności. Będzie się to odbywało wraz z wnioskiem o rejestracje działalności w CEIDG.

Przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS:

1. przedsiębiorcy zarejestrowani przed 01.01.2025 roku będą mieli obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń od 01.04.2025 roku. Jeżeli chcą posiadać go szybciej, mogą złożyć odpowiedni wniosek.
2. przedsiębiorcy rejestrujący się po 01.01.2025 roku będą mieli obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń w momencie rejestracji działalności. Będzie się to odbywało wraz z wnioskiem o rejestrację działalności w KRS, czyli wniosek o wpis do KRS począwszy od tego dnia będzie zawierał w sobie także wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń.

Co z Zarządem?

Adres do e-Doręczeń wymagany będzie dla podmiotu wpisanego do KRS, a nie członków jego organów. Natomiast ustawa przewiduje obowiązek wyznaczenia administratora skrzynki do e-Doręczeń, którym może być członek zarządu/prokurent/pełnomocnik.

Zarządzanie skrzynką do e-Doręczeń polegać ma przede wszystkim na wysyłaniu i odbieraniu korespondencji oraz przydzielaniu osobom fizycznym uprawnień do dokonywania operacji na skrzynce. Przepisy nie precyzują w żaden sposób, jakie uprawnienia ma posiadać administrator skrzynki do e-Doręczeń oraz jaka ma być jego pozycja w strukturze podmiotu.

1. Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń?

1. będąc przedsiębiorcą:

1. Należy złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń na stronie biznes.gov.pl pod linkiem https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou709 
2. Urząd sprawdzi wniosek merytorycznie i formalnie i może wezwać do usunięcia braków formalnych w ciągu 7 dni
3. Minister Cyfryzacji utworzy adres i skrzynkę do e-Doręczeń, o czym powiadomi drogą E-mailową
4. Następnie należy aktywować skrzynkę i adres do e-Doręczeń
5. Minister Cyfryzacji wpisze adres do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych BAE.

Firmy zarejestrowane w CEIDG oraz w KRS korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy po aktywacji adresu.

Link do Konta Przedsiębiorcy  https://biznes.gov.pl/pl - prawa strona Konto Przedsiębiorcy

 

1. będąc osobą wykonującą zawód zaufania publicznego:

1. Należy wejść na stronę: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen
2. Kliknąć przycisk Złóż wniosek.
3. Zalogować  się do e-usługi (nie trzeba niczego instalować): 

• profilem zaufanym
• e-dowodem,
• bankowością elektroniczną,
• aplikacją mobilną mObywatel,
• eID.

1.   Wypełnić wniosek i załączyć odpowiednie dokumenty.
2. Sprawdzić wniosek i podpisać go elektronicznie. 

Potwierdzenie złożenia wniosku zostanie przesłane na adres E-mail podany we wniosku.

Aby aktywować skrzynkę do e-Doręczeń: 

1. Należy wejść na swoje konto na mObywatel​​​​​​.
2. Następnie wejść w zakładkę Twoje skrzynki w menu bocznym.
3. Kliknąć Aktywuj skrzynkę.
4. Podać adres E-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia.
5. Przed aktywacją zapoznać się z regulaminem i polityką prywatności.
6. Kliknąć Aktywuj.

Informacja o aktywacji zostanie przesłana na wcześniej wskazany adres E-mail oraz na skrzynkę do e-Doręczeń.

 WAŻNE: Nawet jeśli przepisy dają sporo czasu na założenie adresu do e-Doręczeń, należy złożyć wniosek odpowiednio wcześniej. Utworzenie adresu i skrzynki do e-Doręczeń może potrwać kilka dni.