Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Jednocześnie uzyskuje przychody z tytułu najmu prywatnego nieruchomości, który podlega opodatkowaniu VAT i jest świadczony na rzecz podmiotów gospodarczych. Począwszy od kwietnia 2026 r. planuje wystawiać wszystkie faktury sprzedaży dla kontrahentów będących przedsiębiorcami za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (zakłada bowiem, że wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT w danym miesiącu będzie przekraczała 10.000 zł). W jaki sposób powinien prawidłowo udokumentować sprzedaż z tytułu ww. najmu prywatnego, w sytuacji gdy wykorzystywane oprogramowanie umożliwia wystawianie faktur wyłącznie w ramach działalności gospodarczej, bez opcji wystawienia faktury jako osoba prywatna, a jednocześnie nabywca oczekuje otrzymywania faktur w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur jest wdrażany stopniowo. Od 1 lutego 2026 r. objął on podatników, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten zostanie rozszerzony na pozostałych podatników.

Jednocześnie w określonych przypadkach dopuszczalne jest stosowanie dotychczasowych form fakturowania. Mianowicie do 31 grudnia 2026 r. podatnicy objęci obowiązkiem KSeF będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, o ile łączna wartość sprzedaży wraz z VAT udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10.000 zł. Przekroczenie tego limitu skutkować będzie utratą prawa do stosowania faktur w innych formach, począwszy od faktury, którą przekroczona zostanie wskazana kwota, i od tego momentu konieczne będzie wystawianie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych.

Ponadto do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać:

1) faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących,

2) paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT (faktury uproszczone).

Warto także pamiętać, że w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT ustawodawca wskazał szereg wyjątków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF, a które to wynikają zarówno ze specyfiki danej transakcji, jak i z określonego statusu sprzedawcy lub nabywcy. Poza tym niezależnie od ustawowych wyłączeń, dodatkowe sytuacje, w których podatnicy nie są zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, zostały wskazane w rozporządzeniu w sprawie faktur ustrukturyzowanych.

Na gruncie podatku od towarów i usług najem (także prywatny) jest kwalifikowany jako działalność gospodarcza, a wynajmujący występuje w charakterze podatnika VAT.  Bez znaczenia jest czy przedmiot najmu jest składnikiem majątku wykorzystywanym w działalności gospodarczej podatnika (np. środkiem trwałym), czy też należy do jego majątku prywatnego. Świadczenie usług najmu co do zasady podlega opodatkowaniu VAT, przy czym podatnik może - w zależności od spełnionych warunków - skorzystać ze zwolnienia podmiotowego albo przedmiotowego.

Najem taki stanowi odpłatne świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy i podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na mocy przepisu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy. Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT Czytelnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż.

Przepisy ustawy o VAT nie rozstrzygają wprost, jakie dane sprzedawcy powinny zostać zamieszczone na fakturze dokumentującej najem prywatny w sytuacji, gdy wynajmujący - jako osoba fizyczna - równolegle prowadzi działalność gospodarczą w innym zakresie. W tym miejscu należy podkreślić, że szczegółowe dane, jakie powinna zawierać faktura (zarówno papierowa, elektroniczna, jak i ustrukturyzowana) wymienione zostały w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Od 1 lutego 2026 r. zgodnie z nowym brzmieniem tego przepisu faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in.:

• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a) oraz pkt 25 (w tym wypadku NIP).

Z uwagi na szczególną sytuację w przypadku najmu prywatnego wystarczyłoby podanie na fakturze ustrukturyzowanej imienia i nazwiska podatnika (usługodawcy). Jednakże koniecznym jest również podanie na tej fakturze NIP podatnika (usługodawcy), gdyż usługa najmu prywatnego jest kwalifikowana jako działalność gospodarcza, a wynajmujący występuje w charakterze podatnika VAT. W praktyce organów podatkowych kluczowe znaczenie przypisuje się temu, aby dane wskazane na fakturze umożliwiały jednoznaczną identyfikację podatnika przez administrację skarbową. W odniesieniu do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oznacza to posługiwanie się numerem NIP przedsiębiorcy (także wówczas, gdy faktura dokumentuje przychody z najmu prywatnego). Poza tym należy podkreślić, że w KSeF nie będzie technicznej możliwości wystawienia faktury bez NIP sprzedawcy. Jest to pole wymagane w elemencie Podmiot1 struktury logicznej FA(3).

Podatnik wystawia dla firmy fakturę przy pomocy KSeF z tytułu najmu prywatnego wskazując swój NIP.