Szanowni Państwo,

prosimy o rzetelne i staranne dokumentowanie  faktycznego wykonania usług marketingowych czy innych usług o charakterze niematerialnym. Okazuje się, że umowa, faktura, zlecenie wykonania usługi i potwierdzenie jej wykonania mogą być niewystarczające dla zaliczenia omawianych usług do kosztów uzyskania przychodu oraz odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur. Z dowodów wykonania usług mają wynikać konkretne działania, które były podjęte.

Organy podatkowe oraz sądy żądają przedstawienia dodatkowych dokumentów jak np. sporządzone raporty lub analizy, dokumentacji zdjęciowej, etapy wykonywanych prac oraz e-maili potwierdzające akceptacje poszczególnych etapów.

W przypadku gdy podatnik nie przedstawi żadnych dodatkowych informacji czy dokumentów potwierdzających realizację usług, a  z otrzymanych dokumentów nie wynika zakres wykonywanych czynności konsekwencją może być brak prawa do zaliczenia wydatków z tytułu tych usług do kosztów uzyskania przychodu oraz brak prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z tych faktur.

Bardzo ważne jest rzetelne udokumentowanie nabywanych usług, zwłaszcza tych o charakterze niematerialnym. Niezbędne jest wprowadzenie wewnętrznych procedur w zakresie zabierania dokumentacji i jej archiwizacji w związku z realizacją konkretnych projektów.

O prawidłowe udokumentowanie wykonanych usług powinien dbać również usługodawca. Dla wystawcy faktur niemożność wykazania realnego charakteru świadczonych usług może prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji związanych z uznaniem wystawianych faktur za faktury puste.

Przykładowe wyroki sądów:

wyrok NSA z 9 sierpnia 2017 r., II FSK 1876/15 – w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych

wyrok NSA z 15 maja 2018, sygn. I FSK 1175/16 – w zakresie podatku od towarów i usług

Prosimy o zachowanie szczególnej staranności i rzetelności zbierania i archiwizowania dokumentacji potwierdzającej zakres i charakter świadczonych usług niematerialnych.