Jak wystawić fakturę krok po kroku w KSeF?

Wystawienie faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie jest tak skomplikowane, na jakie wygląda Adobe Stock

Na pierwszy rzut oka faktura w KSeF wygląda jak każda inna. Znajdziemy na niej dane sprzedawcy i nabywcy, pozycje towarów lub usług, kwoty netto, VAT i brutto. Różnice kryją się w innym miejscu. Otóż zamiast zwykłego pliku PDF powstaje ustrukturyzowany dokument w formacie XML, który odczytuje państwowy system. Faktura najpierw trafia więc do KSeF, a odbiorca uzyskuje do niej dostęp w systemie, gdzie zostaje zapisana i otrzymuje swój unikalny numer identyfikacyjny. Ponadto, do tej pory za wystawienie faktury uznawało się zapisanie pliku lub jego wysłanie.

Teraz – w standardowym trybie online – dokument staje się oficjalną fakturą dopiero wtedy, gdy system go przyjmie i nada mu numer. Od tej chwili dokument istnieje w państwowej bazie i jest dostępny zarówno dla wystawcy, jak i dla odbiorcy. W praktyce oznacza to mniej problemów z przechowywaniem faktur, ale też nowy etap w procesie ich tworzenia.

Największa zmiana polega zatem na tym, że faktura przestaje być zwykłym plikiem, który krąży między firmami w mailach i folderach. KSeF wprowadza centralne miejsce przechowywania, gdzie trafiają wszystkie faktury. Dokument istnieje w jednym, oficjalnym miejscu.

Zmienia się także sposób identyfikacji faktury. Zamiast polegać wyłącznie na numerze nadanym przez firmę, dokument otrzymuje dodatkowy numer w systemie KSeF. To swoisty identyfikator, potwierdzający fakt, że faktura została zarejestrowana i jest widoczna w systemie. Dzięki temu znika część sporów o to, czy i kiedy dokument faktycznie został wystawiony i wysłany.

Zanim wystawi się pierwszą fakturę w systemie, trzeba uzyskać dostęp do KSeF. Logowanie odbywa się na przykład za pomocą Profilu Zaufanego, e-dowodu albo certyfikatu kwalifikowanego. To sposób na potwierdzenie, że dokument rzeczywiście wysyła osoba uprawniona do działania w imieniu firmy.

Kolejny etap to nadanie uprawnień osobom, które będą wystawiały faktury. W wielu firmach zajmuje się tym księgowa albo pracownik działu finansowego. KSeF pozwala przypisać konkretne role, dzięki czemu jedna osoba może wystawiać dokumenty, a inna tylko je przeglądać.

Na końcu trzeba zdecydować, w jaki sposób będzie się korzystać z systemu. Faktury wystawiać można z pomocą aplikacji Podatnika MF, komercyjnego programu do obsługi KSeF, czy innego narzędzia zintegrowanego z systemem.

Sam proces wystawienia faktury w KSeF zaczyna się od zalogowania do systemu i wybrania odpowiedniej firmy (jeśli działa się w imieniu więcej niż jednego podmiotu). Po wejściu do panelu można utworzyć nową fakturę i zdecydować, jakiego rodzaju dokument chce się wystawić. W zależności od sytuacji będzie to zwykła faktura sprzedażowa, faktura zaliczkowa, końcowa albo korygująca. Na tym etapie system prowadzi użytkownika przez kolejne pola formularza. Należy je uzupełnić, aby dokument spełniał wymogi struktury KSeF.

Następnie pojawia się część doskonale znana każdemu przedsiębiorcy: uzupełnianie danych faktury. Wprowadza się informacje o sprzedawcy i nabywcy, w tym numer NIP oraz podstawowe dane firmy. Następnie dodaje pozycje sprzedaży: nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę jednostkową i odpowiednią stawkę VAT. System automatycznie oblicza wartości netto, podatku i kwoty brutto, dzięki czemu łatwo sprawdzić, czy wszystko się zgadza. W tym miejscu wpisuje się również informacje o płatności: termin zapłaty, forma płatności czy numer rachunku bankowego.

Ostatni etap to weryfikacja i wysłanie faktury do systemu. Po sprawdzeniu danych dokument zostaje zapisany w odpowiednim formacie i przesłany do KSeF. Jeśli wszystko jest poprawne, system przyjmuje fakturę i nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny. W tym momencie faktura uznawana jest za wystawioną.

Wystawienie faktury w KSeF – instrukcja krok po kroku:

• zaloguj się do systemu KSeF,
• wybierz rodzaj faktury,
• uzupełnij dane sprzedawcy i nabywcy,
• dodaj pozycje faktury,
• wypełnij informacje o płatności,
• sprawdź dane i wyślij fakturę do KSeF,
• odbierz numer KSeF.