Od 1 lutego 2026 r. - w myśl art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT - podatnicy, co do zasady, zobowiązani są do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Za niedopełnienie obowiązków wprowadzonych w znowelizowanej ustawie o VAT ustawodawca przewidział kary pieniężne.

Karą pieniężną - w myśl art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT - zostanie objęty podatnik, który wbrew obowiązkowi:

• nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
• w okresie trwania awarii KSeF albo niedostępności KSeF, albo w przypadku wystawiania faktury w trybie offline24 wystawi fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
• nie prześle w wymaganym terminie faktur do KSeF (wystawionych w trybie offline24, awarii lub w okresie niedostępności KSeF).

W ww. sytuacjach naczelnik urzędu skarbowego nałoży na podatnika - w drodze decyzji - karę pieniężną wynoszącą:

• do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF,
• do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF - w przypadku faktury bez wykazanego podatku.

Kary te podatnicy uiszczają bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.

Co ważne, w przypadku niedopełnienia przez podatnika obowiązku:

• wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
• nie przesłania w terminie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline24, w okresie awarii KSeF oraz niedostępności Systemu zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej

nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe (art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT).

Ponadto, jak wynika z przepisów art. 106ni ust. 5-7 ustawy o VAT:

• w zakresie nieuregulowanym w ustawie o VAT do nakładania kary pieniężnej stosuje się przepisy działu IVA ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1691),
• do postępowania w sprawie nakładania tych kar stosować się będzie odpowiednio przepisy działu IV ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.),
• do nakładania kary pieniężnej nie stosuje się przepisu art. 21a ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480 ze zm.).

Uwaga 

Przepisy w zakresie nakładania kar pieniężnych będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r. (z wyjątkiem art. 106ni ust. 4, który wszedł w życie z dniem 1 lutego 2026 r.).

W dniu 27 lutego 2026 r. w Systemie Informacji Celno-Skarbowej EUREKA (na stronie internetowej https://eureka.mf.gov.pl) opublikowana została informacja Ministerstwa Finansów  "(...) regulacje z art. 106ni ust. 1-3 i 5-7, będą obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Za 2026 r. nie będzie kar za błędy w fakturowaniu w KSeF. Kara pieniężna od 1 stycznia 2027 r. będzie nakładana w drodze decyzji, w przypadku, gdy podatnik wbrew obowiązkowi nie dopełni wymaganych w art. 106ni ust. 1 powinności.

Zgodnie z art. 106ni ust. 5 w zakresie nieuregulowanym do nakładania kary pieniężnej stosuje się przepisy działu IVA ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, zatem, co istotne, kara pieniężna w wyniku prowadzonego postępowania będzie podlegała miarkowaniu (...)".

"(...) wyłączone jest wszczynanie postępowań karnych skarbowych w sytuacji wystawiania faktur poza KSeF, wadliwego wystawienia faktury lub nieterminowego przesłania faktur w trybie awaryjnym i offline. Zatem obowiązki wynikające wprost z nowych zasad fakturowania ustrukturyzowanego ustawodawca na stałe wyłączył z penalizacji w KKS, w zakresie wskazanym w ustawie o podatku od towarów i usług.

Nie oznacza to jednak, że nieprawidłowości penalizowane dotychczas w przypadku faktur »tradycyjnych« pozostaną bezkarne na gruncie KKS tylko dlatego, że faktura wystawiona zostanie w KSeF. Za wprowadzenie do obrotu prawnego fikcyjnej faktury, przewidziana jest i będzie odpowiedzialność na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.

Krajowy System e-Faktur przewiduje dwa tryby: online i tryb offline. Tryb online to podstawowy tryb i polega na wystawianiu faktur w KSeF w czasie rzeczywistym.

Tryb offline obejmuje w istocie trzy możliwe procedury szczególne:

• tryb offline24,
• tryb offline,
• tryb awaryjny.

Ewentualna kara pieniężna może być nakładana w drodze decyzji przez naczelnika urzędu tylko w przypadkach naruszeń wskazanych w art. 106ni ustawy o VAT np. za nieterminowe dosłanie faktury do KSeF. Urzędy skarbowe będą wydawać decyzje w oparciu o przepisy prawa. Decyzje te będą podlegać kontroli sądowej (...)".

Przepisy prawne

• art. 106ga - Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług
• art. 106ni - Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług
• dział IVa - Ustawa z dnia 14.06.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego
• dział IV - Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa
• art. 21a - Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców