• Krajowy System e-Faktur (e-faktura) to kolejny etap wdrażania innowacyjnych e-usług administracji, ułatwiających rozliczenia między firmami i zapewniających im bezpieczeństwo rozliczeń.
• Takie działania są kluczowe dla jeszcze szybszej i efektywniejszej identyfikacji oszustw podatkowych, zwłaszcza karuzel VAT. Już od 1 stycznia 2022 r. polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF na zasadach dobrowolnych.
• Dzięki uzyskaniu zgody Komisji Europejskiej, po oczekiwanej akceptacji przez Radę UE (co powinno nastąpić w ciągu kilku tygodni), Ministerstwo Finansów wdroży powszechne fakturowanie elektroniczne w Polsce dając biznesowi odpowiedni czas na dostosowanie się do nowych rozwiązań.

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (e-fakturę) z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF jest dobrowolne, dostępne na równi z dotychczasowymi formami fakturowania – w postaci elektronicznej i papierowej.

System KSeF oznacza zmianę procesu wystawiania oraz odbierania faktur. Faktury ustrukturyzowane są sporządzane zgodnie z opracowanym przez Ministerstwo Finansów wzorem faktury w lokalnych programach finansowo-księgowych przedsiębiorców. Faktura po jej wystawieniu jest przesyłana z systemu finansowo-księgowego za pośrednictwem interfejsu (API) do centralnej bazy MF (KSeF), po czym jest dostępna w tym systemie i możliwa do pobrania przez kontrahenta.

e-faktura to szereg korzyści dla przedsiębiorców:

• zmniejszenie kosztów – faktury są przechowywane i archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat, nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach IT przedsiębiorców,
• usprawnienie obrotu gospodarczego – wprowadzenie jednego standardu faktury: zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe = cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur między podatnikami oraz księgowania faktur u podatników,
• zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń – wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych,
• brak duplikatu faktur – nie ma możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury,
• wgląd w ścieżkę obiegu faktury – pewność, że dotarła do kontrahenta, stała dostępność kontrahenta do faktur w systemie KSeF,
• zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego nabywców towarów lub usług,
• jeden stały format faktury z danymi ułożonymi w porządku określonym we wzorze faktury – zredukowanie pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych oraz oszczędność czasu pracowników firm,
• wystawianie faktur ustrukturyzowanych uprawnia podatnika do zwrotu VAT w skróconym o 1/3 terminie – z 60 do 40 dni,
• uproszczenie rozliczania faktur ustrukturyzowanych korygujących in minus: u wystawcy z chwilą jej wystawienia, a u nabywcy, jeśli wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych – z chwilą jej otrzymania w KSeF.
• Brak konieczności przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te są automatycznie dostępne dla administracji w KSeF.

Uzyskanie dostępu do KSeF i wystawiania faktur ustrukturyzowanych odbywa się po uwierzytelnieniu podmiotów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub Podpisu Zaufanego – bezpośrednio w KSeF. Zapewnia to bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

Przedsiębiorcy niebędący osobami fizycznymi nie posiadający pieczęci kwalifikowanej mogą uzyskać dostęp do KSeF poprzez złożenie do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia (ZAW-FA) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF. W ten sposób wyznaczana jest osoba fizyczna, która będzie zarządzać uprawnieniami elektronicznie w systemie. Formularz jest dostępny na stronie www.podatki.gov.pl

Szczegóły dotyczące KSeF wraz z odpowiedziami na najczęściej pojawiające się pytania przedsiębiorców są dostępne na stronie www.podatki.gov.pl/ksef/

Dostawcy programów księgowych i finansowych wdrażający do swoich systemów fakturę ustrukturyzowaną mogą korzystać ze środowisk testowych, aby dostosować swoje systemy do wdrażanego rozwiązania.

Korzystanie z opcjonalnego KSeF zwiększy komfort przedsiębiorcy w momencie wprowadzenia modelu docelowego, powszechnego, fakturowania elektronicznego w KSeF.

KSeF to kolejny etap cyfryzacji usług administracji oraz transformacji cyfrowej Polski.

Docelowo KSeF stanie się jednym z najbardziej zaawansowanych technologicznie narzędzi w Europie w zakresie wymiany informacji o zdarzeniach gospodarczych.

W Ministerstwie Finansów trwają prace nad koncepcją biznesową i prawną docelowego KSeF. Założeniem jest jak najpełniejsze wykorzystanie potencjału KSeF w fakturowaniu w zakresie udzielonej Polsce zgody przez instytucje UE.

Uzgodnienie rozwiązań biznesowych i prawnych docelowego KSeF przeprowadzone będzie w dialogu z biznesem podczas szerokich konsultacji publicznych.