Zbliża się termin wejścia w życie obowiązku elektronicznego prowadzenia i przesyłania po zakończeniu roku ksiąg do urzędu skarbowego w określonej strukturze logicznej dla podatkowych grup kapitałowych i "dużych" podatników podatku dochodowego od osób prawnych. W następnych latach stopniowo do grupy zobowiązanych do elektronicznego przesyłania ksiąg będą dołączać kolejne podmioty.

Terminy wejścia w życie obowiązku

Obowiązek elektronicznego prowadzenia i przesyłania ksiąg do urzędu skarbowego określono w ustawie o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2105 ze zm.).

Dla objętych ustawą o pdop:

·         po raz pierwszy za rok zaczynający się po 31 grudnia 2024 r. księgi rachunkowe w postaci JPK_KR_PD i ewidencję środków trwałych w postaci JPK_ST_KR - podatnicy po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania, a spółki w terminie do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego tych spółek przesyłają podatnicy pdop i spółki niebędące osobami prawnymi, których wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne, o przychodach uzyskanych w poprzednim odpowiednio roku podatkowym albo roku obrotowym przekraczających równowartość 50 mln euro przeliczonych na złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP w ostatnim dniu roboczym poprzedniego odpowiednio roku podatkowego albo roku obrotowego,

·         za rok zaczynający się po 31 grudnia 2025 r. ten sam zestaw  przesyłają podatnicy pdop i spółki niebędące osobami prawnymi, których wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne, obowiązani do przesyłania ewidencji JPK_VAT,

·         za rok zaczynający się po 31 grudnia 2026 r. powyższy zestaw przesyłają podatnicy pdop i spółki niebędące osobami prawnymi, których wspólnikami nie są wyłącznie osoby fizyczne, niewymienieni powyżej

Dla objętych ustawą o pdof lub ustawą o zryczałtowanym podatku:

·         za rok zaczynający się po 31 grudnia 2025 r. odpowiednio: księgi rachunkowe w postaci JPK_KR_PD i ewidencję środków trwałych w postaci JPK_ST_KR albo księgę podatkową wraz z ewidencją środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych lub ewidencję przychodów wraz z wykazem środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania przesyłają podmioty, o których mowa w art. 24a ust. 1e ustawy o pdof oraz art. 15 ust. 12 ustawy o zryczałtowanym podatku, obowiązane do przesyłania ewidencji JPK_VAT,

·         za rok zaczynający się po 31 grudnia 2026 r. powyższy zestaw przesyłają podmioty, o których mowa w art. 24a ust. 1e ustawy o pdof oraz art. 15 ust. 12 ustawy zryczałtowanym podatku, niewymienione powyżej

Z dniem 1 stycznia 2025 r. wejdzie w życie wydane na podstawie delegacji ustawowej rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1314). Zgodnie z jego przepisami danymi dodatkowymi, o które należy uzupełnić księgi, są:

1) numer identyfikacji podatkowej kontrahenta podatnika, o ile został nadany,

2) numer identyfikujący fakturę w KSeF, o ile został nadany do dnia przekazania księgi - w przypadku faktur wystawionych przez podatnika stanowiących dowód księgowy,

3) znaczniki identyfikujące konta ksiąg dla: banków, zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji, jednostek, o których mowa w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie sporządzających sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 6 do ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), funduszy inwestycyjnych, domów maklerskich, spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych oraz pozostałych jednostek (znaczniki te określają załączniki do rozporządzenia),

4) dane potwierdzające nabycie, wytworzenie lub wykreślenie danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

a) w przypadku faktur stanowiących dowód księgowy zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej - numer identyfikujący fakturę w KSeF, o ile został nadany do dnia przekazania księgi,

b) numer dowodu, na podstawie którego przyjęto do używania środek trwały lub wartość niematerialną i prawną,

c) rodzaj dowodu potwierdzającego nabycie, wytworzenie lub wykreślenie z ewidencji,

d) datę nabycia, wytworzenia, przyjęcia do używania lub wykreślenia z ewidencji,

e) numer inwentarzowy nadawany przez jednostkę,

5) wysokość różnicy pomiędzy wynikiem finansowym ustalonym na podstawie przepisów o rachunkowości a podstawą opodatkowania ustaloną na podstawie przepisów o pdop w podziale na:

a) wysokość przychodów zwolnionych z opodatkowania - wykazuje się trwałe różnice pomiędzy zyskiem (stratą) dla celów rachunkowych a dochodem (stratą) dla celów podatkowych,

b) wysokość przychodów niepodlegających opodatkowaniu w bieżącym roku,

c) wysokość przychodów podlegających opodatkowaniu w bieżącym roku, ujętych w księgach lat ubiegłych,

d) wysokość przychodów podlegających opodatkowaniu, niepodlegających ujęciu w księgach,

e) wysokość kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów - wykazuje się trwałe różnice pomiędzy zyskiem (stratą) dla celów rachunkowych a dochodem (stratą) dla celów podatkowych,

f) wysokość kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów w bieżącym roku,

g) wysokość kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów w bieżącym roku, ujętych w księgach lat ubiegłych,

h) wysokość kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów, niepodlegających ujęciu w księgach.

Księgi mogą nie być uzupełniane o dodatkowe dane, o których mowa w pkt 4, dotyczące danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej wprowadzonych do ewidencji przed dniem 1 stycznia 2025 r. Przy czym nie ma to zastosowania do dodatkowych danych, o których mowa w pkt. 4 lit. a) i lit. d) w zakresie daty wykreślenia z ewidencji.

Księgi za rok, który rozpoczyna się po dniu 31 grudnia 2024 r., a przed dniem 1 stycznia 2026 r., mogą nie być uzupełniane o dodatkowe dane, o których mowa w pkt 1, pkt 2, pkt 4 i pkt 5.

W przypadku podatników sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSR i MSSF, na podstawie art. 45 ust. 1a i ust. 1b ustawy o rachunkowości, księgi za rok, który rozpoczyna się po dniu 31 grudnia 2024 r., a przed dniem 1 stycznia 2026 r., mogą nie być uzupełniane o dodatkowe dane, o których mowa w pkt 3.

Podmioty, dla których obowiązek prowadzenia i przesyłania ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej określa ustawa o pdof, będą miały analogiczne struktury jak podatnicy pdop. W stosunku do nich także może zostać wydane rozporządzenie Ministra Finansów wskazujące dane do uzupełnienia, jednak na razie jeszcze nie zostało ono wydane.

Podmioty obowiązane do elektronicznego prowadzenia i przesyłania księgi podatkowej oraz ewidencji przychodów nie mają obecnie ustalonych struktur do corocznej wysyłki ksiąg - zapewne będą one miały formę zbliżoną do JPK_PKPIR i JPK_EWP przesyłanych na żądanie do urzędu skarbowego. Zarówno w myśl przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak i rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, te urządzenia księgowe mogą być aktualnie prowadzone w wersji papierowej lub elektronicznej. Należy się więc spodziewać zmian w tym zakresie w wymienionych rozporządzeniach. Minister Finansów posiada także w odniesieniu do tych ksiąg delegację ustawową do wydania rozporządzenia ustanawiającego dodatkowe dane do uzupełnienia przesyłanych ksiąg i ewidencji, której na razie nie zrealizował.