Od 1 stycznia 2018 r. wszyscy czynni podatnicy VAT będą objęci obowiązkiem comiesięcznego przekazywania – bez wezwania – ewidencji zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT. Obowiązek ten obejmie także najmniejsze firmy – mikroprzedsiębiorców. Obowiązek przekazywania JPK_VAT wynika z art. 82 § 1b ustawy Ordynacja podatkowa. Jednolity Plik Kontrolny (JPK) jest zbiorem danych, tworzonym z systemów informatycznych podmiotu gospodarczego poprzez bezpośredni eksport danych, zawierającym informacje o operacjach gospodarczych za dany okres, posiadającym ustandaryzowany układ i format (schemat XML) umożliwiający jego łatwe przetwarzanie. W chwili obecnej JPK obejmuje 7 struktur:

• struktura 1 – księgi rachunkowe – JPK_KR,
• struktura 2 – wyciąg bankowy – JPK_WB,
• struktura 3 – magazyn – JPK_MAG,
• struktura 4 – ewidencje zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT,
• struktura 5 – faktury VAT – JPK_FA,
• struktura 6 – podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR,
• struktura 7 – ewidencja przychodów – JPK_EWP.

JPK_VAT to rejestry VAT przedstawione w formacie XML. Obowiązek przekazywania JPK_VAT będzie dotyczył podatników VAT czynnych, którzy prowadzą ewidencje VAT przy użyciu programów komputerowych. Nie ma zatem takiej możliwości, aby czynny podatnik VAT nie był objęty obowiązkiem przekazywania JPK_VAT od nowego roku. Nowelizacja przepisów ustawy o VAT spowoduje, że żaden czynny podatnik podatku VAT nie będzie mógł prowadzić ewidencji VAT w formie papierowej. Z uwagi na fakt, że obowiązek przekazywania ewidencji zakupu i sprzedaży (JPK_VAT) dotyczy ewidencji prowadzonych przez czynnych podatników VAT, tj. ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, obowiązkiem przekazywania JPK_VAT nie są objęci:

• podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku,
• podatnicy zwolnieni ze względu na wartość sprzedaży, tj. u których sprzedaż jest zwolniona od podatku.

Ewidencja ma być przekazywana za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy. Mikroprzedsiębiorstwa obowiązek przesyłania JPK_VAT obejmie od 1 stycznia 2018 r., dlatego też pierwsze pliki JPK_VAT mikroprzedsiębiorcy wyślą za styczeń w terminie do 26 lutego 2018 r. (25 lutego przyszłego roku przypada w niedzielę). Nie należy zatem przesyłać JPK_VAT za grudzień 2017 r. w terminie do 25 stycznia 2018 r. Pliki JPK_VAT muszą być przekazywane tylko i wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W praktyce oznacza to konieczność wysyłki albo za pomocą:

• udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji klienckiej do wysyłania plików JPK; aplikacja jest darmowa i umożliwia tworzenie, walidację, szyfrowanie, podpisywanie i przesyłanie JPK do systemu MF; aplikacja wraz z instrukcją obsługi jest udostępniona na stronie MF: http://www.mf.gov.pl/web/wp/pp/jpk/klient-jpk,
• przy użyciu dostępnych na rynku programów przeznaczonych do tworzenia i przesyłania plików XML o strukturze logicznej zgodnej ze schematami JPK; producenci oprogramowania księgowego dostosowali systemy do nowych obowiązków w zakresie sprawozdawczości JPK i w zasadzie większość programów księgowych umożliwia wygenerowanie i elektroniczną wysyłkę pliku JPK_VAT; przedsiębiorcy powinni jedynie zadbać o to, by posiadali aktualne wersje programów.

Przekazanie plików JPK_VAT np. za pomocą e-maila czy na informatycznym nośniku danych (CD, DVD, pendrive) nie jest możliwe. Podatnikowi za niewywiązanie się z obowiązku złożenia deklaracji grożą sankcje - kara grzywny do 120 stawek dziennych, a w sytuacji złożenia nieprawdziwej informacji sprawca podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi sprawca wskazanych powyżej czynów zabronionych podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. W razie wykroczenia skarbowego grzywna określana jest kwotowo.