W świetle obowiązujących przepisów, wszyscy podatnicy, którzy prowadzą księgi podatkowe i wytwarzają dowody księgowe w formie elektronicznej mają obowiązek przekazywania, m.in. struktur JPK_FA na żądanie organów podatkowych. Dotyczy to podatników VAT, wobec których prowadzone jest postępowanie podatkowe, czynności sprawdzające, kontrola podatkowa lub kontrola celno-skarbowa.

Jeżeli organ podatkowy, w toku czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego zażąda przekazania struktury JPK_FA, podatnik ma nie mniej niż 3 dni na ich udostępnienie. W uzasadnionych przypadkach (np. duża ilość danych, nieobecność osoby odpowiedzialnej) może zwrócić się do organu podatkowego o wydłużenie terminu, który jest wyznaczony w wezwaniu. Pozwoli to uniknąć konsekwencji w przypadku niedostarczenia plików w wyznaczonym terminie.

Przypomnijmy, iż struktura JPK_FA służy do raportowania wyłącznie faktur sprzedaży. Wobec tego dotyczy m.in. faktur, faktur korygujących, faktur dokumentujących otrzymanie zapłaty, a także faktur wystawionych na podstawie rozporządzenia w sprawie faktur. W strukturze tej nie są natomiast raportowane faktury VAT RR (do raportowania których zobowiązani są nabywcy produktów rolnych według struktury JPK_FA_RR), czy inne dowody sprzedaży określone w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).

1. Struktura jednolitego pliku dla faktur

Ministerstwo Finansów na stronie internetowej https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk opublikowało nową wersję struktury logicznej jednolitego pliku kontrolnego dla faktur (JPK_FA) oraz broszurę informacyjną.

Uwaga! Nowa wersja struktury JPK_FA (4) będzie obowiązywać od 1 kwietnia 2022 r.

W wyjaśnieniu z dnia 18 lutego 2022 r. MF poinformowało, że: Publikacja nowej wersji schematu i broszury dla struktury faktur VAT wynika z konieczności dostosowania jej do aktualnego stanu prawnego.

Szczegółowy spis zmian w stosunku do poprzedniej wersji struktury JPK_FA został zamieszczony w punkcie 13 broszury. W strukturze JPK_FA(4) dokonano kilku istotnych zmian w stosunku do struktury JPK_FA(3), w szczególności:

1. Wprowadzono zaktualizowany słownik kodów krajów członkowskich UE, w tym kodu dla obszaru Irlandii Północnej oraz pozostawiono kod GB dla Wielkiej Brytanii.
2. Wprowadzono zaktualizowany słownik kodów walut.
3. Usunięto stare słowniki kodów krajów UE oraz kodów walut - usunięto odniesienie do schematu KodyCechKrajow_v3-0E.xsd.
4. Wprowadzono nowy kodSystemowy: JPK_FA (4).
5. Wprowadzono nowy wariant formularza: 4.
6. Rozszerzono węzeł danych identyfikacyjnych TIdentyfikatorOsobyNiefizycznej1 o numery identyfikacyjne dla celów OSS i IOSS (EUPLVATID i IMPLVATID).
7. Dodano nowy element TProcentowy – dla celów raportowania stawek OSS i IOSS.
8. Zaktualizowano opisy węzłów lub elementów (...).

2. Informacja Ministerstwa Finansów w zakresie JPK_FA

MF w ww. broszurze informacyjnej wyjaśniło także niektóre wątpliwości dotyczące obowiązków w zakresie składania JPK_FA. Poniżej wybrane odpowiedzi resortu finansów dotyczące tego zagadnienia.

Co zrobić, gdy program do wystawiania faktur nie tworzy pliku JPK_FA?

Jeśli faktury wystawiane są za pomocą programu komputerowego, w tym również za pomocą arkusza kalkulacyjnego, powinien on również wytwarzać plik JPK_FA. Jeśli program nie ma takiej funkcji, powinien zostać zaktualizowany. Należy jednak zaznaczyć, że ani ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.) ani inne ustawy nie wprowadzają obowiązku wystawiania faktur za pomocą programów komputerowych.

Czy w przypadku funkcjonowania odrębnych systemów informatycznych do generowania faktur można wysłać informacje zawarte w więcej niż jednym pliku JPK_FA?

Tak, można przygotować i przekazać pliki JPK_FA osobno z każdego systemu.

Czy w przypadku wystawiania faktur w imieniu dostawcy – faktury zakupu selfbillingowe powinny być ujmowane w pliku JPK_FA wystawcy? Czy jednak plik JPK_FA dotyczy tylko sprzedaży własnej?

W pliku JPK_FA raportowane są wyłącznie faktury sprzedaży podatnika, do którego zostało skierowane żądanie przekazania tych faktur. Faktury wystawione za pomocą programów komputerowych w imieniu innego podatnika VAT (tzw. samofakturowanie) powinny być dostępne i przekazane w formie pliku JPK_ FA temu podatnikowi, jeśli organ podatkowy zwróci się do niego z żądaniem dostarczenia jego faktur sprzedaży.

Na której wersji struktury będą raportowane faktury za okres sprzed 1 kwietnia 2022 r.?

Od 1 kwietnia 2022 r. faktury wystawione przed tą datą będą raportowane według wersji struktury JPK_FA(4).

W jakich przypadkach w pliku JPK_FA(4) należy wypełniać pola EUPLVATID, IMPLVATID zamiast NIP?

Pola EUPLVATID i IMPLVATID dotyczą podatników sporządzających JPK_FA(4), którzy nie mają nadanego numeru NIP i zarejestrowani są w Polsce w związku z opodatkowaniem podatkiem VAT w ramach procedur szczególnych. W polu EUPLVATID podawany jest numer identyfikacyjny VAT podatnika nadany w Polsce dla celów procedury OSS nieunijnej, w formacie EU616xxxxxx. W polu IMPLVATID podawany jest numer identyfikacyjny VAT podatnika w procedurze importu, nadany w Polsce zgodnie z art. 138e ust. 7 pkt 1 i 2 ustawy, w formacie IM616xxxxxxx.

W jaki sposób prezentować w pliku JPK_FA(4) faktury dotyczące sprzedaży w ramach procedur szczególnych OSS/IOSS zawierające podatek od wartości dodanej należny w innym państwie członkowskim UE?

W sekcji FakturaWiersz stawkę podatku od wartości dodanej innego państwa członkowskiego UE należy podawać w polu P_12_XII. Pole przyjmuje dowolną stawkę.

W sekcji Faktura sumę netto sprzedaży opodatkowanej w innym kraju UE należy prezentować w polu P_13_5, natomiast podatek od wartości dodanej należny w innym państwie członkowskim UE w polu P_14_5.

W jaki sposób prezentować w JPK_FA(4) faktury wystawione w procedurze MOSS w okresie od stycznia 2019 r. do czerwca 2021 r.?

Faktury dokumentujące czynności rozliczane w procedurach szczególnych MOSS należy prezentować na analogicznych zasadach, jak faktury dokumentujące czynności rozliczane w procedurach szczególnych OSS.