Od 1 stycznia 2019 r. wchodzi w życie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Ten akt wykonawczy wprowadzi wiele zmian w dotychczasowych zasadach tworzenia i prowadzenia akt osobowych pracowników oraz innej dokumentacji, m.in. ewidencji czasu pracy. Akta osobowe zostaną powiększone o nową część akt (D), w której będą gromadzone dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej.

Dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt będą mogły być zgrupowane w mniejszych częściach, powiązanych ze sobą tematycznie.

Taki podział będzie obligatoryjny w przypadku części D akt, przy czym kryterium podziału będzie ukaranie daną karą porządkową (dyscyplinarną). W przypadku podziału danej części akt na mniejsze części, zasada przechowywania dokumentów w porządku chronologicznym, numerowania ich oraz tworzenia wykazu dokumentów będzie dotyczyła każdej z takich części.

Nowe rozporządzenie wprowadza pewne korekty, jeżeli chodzi o zakres dokumentów przechowywanych w poszczególnych częściach akt. Rozbudowuje także znacznie ewidencję czasu pracy i przewiduje procedurę przekazywania pracownikom określonych informacji oraz zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej elektronicznie.

Przepisy nowego rozporządzenia dokumentacyjnego zasadniczo będą miały zastosowanie do dokumentacji pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r. Dokumentację pracowników, których stosunek pracy w tym dniu będzie trwał, trzeba będzie dostosować do nowych wymogów w ciągu 12 miesięcy od powyższej daty. Akta pracowników, których zatrudnienie ustało/ustanie przed 1 stycznia 2019 r., będą prowadzone na dotychczasowych zasadach, przy czym pracodawcy będą musieli zapewnić odpowiednie warunki w pomieszczeniach, w których są przechowywane.