Od dnia 1 lipca 2019 r. obowiązek wdrożenia PPK objął podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób, według stanu ustalonego na dzień 31 grudnia 2018 r.

Od stycznia 2020 r. taki obowiązek obejmie też podmioty zatrudniające przynajmniej 50 osób, a pół roku później także firmy z co najmniej 20-osobową załogą. Ostatnie do systemu dołączą pozostałe podmioty i jednostki sektora publicznego (od stycznia 2021 r.).

Procedura wdrożenia PPK stanowi ogromne wyzwanie dla poszczególnych działów w firmach. Podmioty zatrudniające muszą nie tylko wybrać instytucję zarządzającą, lecz także zadbać o rzetelną informację skierowaną do pracowników.

Przy wyborze instytucji finansowej, która ma być odpowiedzialna za zarządzanie, należy współpracować z przedstawicielami związków zawodowych. Jeżeli w podmiocie nie ma zakładowej organizacji związkowej, wyboru instytucji finansowej trzeba dokonać w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych. Gdy jednak na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający zobowiązany będzie do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie, wówczas dokona on samodzielnie wyboru instytucji finansowej, z którą zawrze umowę o zarządzanie PPK.

Informowanie

·       o utworzeniu PPK. Podmiot zatrudniający nie ma obowiązku informowania pracowników o utworzeniu PPK, ale takie działanie w ocenie ustawodawcy jest pożądane. Bezwzględny obowiązek poinformowania w tym zakresie nałożony został na instytucję finansową, z którą zawarta zostanie umowa o prowadzenie PPK. Jest ona zobowiązana poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK, w tym o możliwości konwersji i zamiany, oraz o obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego, a także osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK.
Informacja przekazywana przez pracodawcę powinna być obiektywna oraz pozbawiona oceny opłacalności. Nakłanianie osoby zatrudnionej lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK zagrożone jest sankcją finansową w postaci grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

·       o możliwości przystąpienia. Programem automatycznie objęci będą pracownicy, którzy ukończyli 18. rok życia, a nie przekroczyli 55 lat. Natomiast po ukończeniu 55. roku życia pracownik samodzielnie będzie mógł złożyć wniosek o przyłączeniu do programu. Nie będą mogły do niego przystąpić osoby, które ukończyły 70. rok życia.

·       o wysokości wpłaty pracownika. Osoba zatrudniona, przystępując do PPK, będzie musiała pokrywać część składki w wysokości 2% swojego wynagrodzenia brutto. Poza tym pracownik będzie mógł zadeklarować wpłatę dodatkową. W przypadku osób, które mają małe dochody, wpłata podstawowa może być niższa (minimum 0,5% wynagrodzenia brutto). W obowiązku zatrudniającego będzie poinformowanie uczestnika PPK o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej oraz o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej, gdy wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia.

·       o ponownym włączeniu do PPK. Z uwagi na fakt, że program jest dobrowolny uczestnik PPK może zrezygnować z dokonywania wpłat. Należy to zrobić składając podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK w formie pisemnej. Deklaracja zawiera dane dotyczące podmiotu zatrudniającego i uczestnika PPK oraz oświadczenie uczestnika PPK o posiadaniu przez niego wiedzy o konsekwencjach jej złożenia. Taka rezygnacja będzie zwalniała z uczestnictwa w PPK na 4 lata. Po upływie tego okresu uczestnik PPK zostanie ponownie włączany do PPK, o ile nie złoży stosownej deklaracji o odmowie. Zgodnie z ustawą o PPK, podmiot zatrudniający zobowiązany jest wznowić dokonywanie wpłat (co 4 lata) od dnia 1 kwietnia, za każdą osobę zatrudnioną, która złożyła deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat przed tą datą, chyba że osoba ta ponownie zrezygnuje z ich dokonywania, składając nową deklarację podmiotowi zatrudniającemu. W związku z tym, podmiot zatrudniający będzie miał obowiązek informowania co 4 lata (pierwszy raz w 2023 r.), w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, uczestników PPK, którzy złożyli deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, o ponownym dokonywaniu za nich wpłat.

Obowiązki informacyjne po wdrożeniu PPK

Pracodawca, po wdrożeniu programu, będzie miał również obowiązek informowania zatrudnionych w sytuacji, gdy:

• wypowie umowę o zarządzanie PPK zawartą z jedną instytucją finansową i zawrze nową umowę z inną. Będzie on zobowiązany do poinformowania osób zatrudnionych, które miały zawartą umowę o prowadzenie PPK w dniu poprzedzającym dzień zawarcia przez niego tej nowej umowy o zarządzanie PPK, o obowiązku złożenia w ich imieniu wniosków o wypłatę transferową zgromadzonych środków,
• zatrudni nowego pracownika, który złożył mu oświadczenie o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK. Będzie miał wtedy obowiązek poinformowania go o obowiązku złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową zgromadzonych środków.

Obowiązki informacyjne względem instytucji finansowej

Na podmiocie zatrudniającym będą również ciążyły obowiązki informacyjne względem instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa. Chodzi tu o obowiązek poinformowania:

• instytucji finansowej o złożeniu przez uczestnika PPK deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
• podmiotu zarządzającego wybraną instytucją finansową o ponownym dokonywaniu wpłat za uczestnika PPK.

Należy podkreślić, że zasady współpracy podmiotu zatrudniającego oraz instytucji finansowej będą wynikać z zawartej umowy o zarządzanie PPK, która może przewidzieć jeszcze inne tego typu obowiązki podmiotu zatrudniającego.

Podmiot zatrudniający wdrażający w firmie PPK powinien poinformować w szczególności:

·       osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK,

·       o uprawnieniach osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK,

·       o obowiązkach podmiotu zatrudniającego w związku z wdrażaniem PPK,

·       osoby zatrudnione, które ukończyły 55 lat, a nie przekroczyły 70. roku życia o możliwości złożenia wniosku o dołączenie do programu,

·       uczestnika PPK o możliwości wnoszenia dodatkowej wpłaty na PPK w wysokości do 2% (finansowane z wynagrodzenia pracownika),

·       o możliwości obniżenia wysokości składki na PPK w przypadku uczestnika programu zarabiającego z różnych źródeł w danym miesiącu nie więcej niż 120% minimalnego wynagrodzenia,

·       o ponownym przyłączeniu osoby, która złożyła deklaracje o rezygnacji wpłat do PPK,

·       o wypowiedzeniu umowy o zarządzanie PPK,

·       o zawarciu nowej umowy o zarządzanie z nową instytucją.

Obowiązki pracodawcy w zakresie wdrażania PPK:

·       wybór instytucji finansowej, która utworzy rachunki PPK dla pracowników,

·       podpisanie z wybraną instytucją finansową umowy o zarządzanie PPK, a także umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych,

·       terminowe i prawidłowe obliczanie, pobieranie oraz przekazywanie wpłat do wybranej instytucji finansowej,

·       gromadzenie i archiwizacja dokumentacji dotyczącej PPK,

·        przekazywanie pracownikom oraz wybranej instytucji finansowej informacji związanych z utworzonymi PPK.