Podatnicy mają prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących zakupy towarów i usług w takim zakresie, w jakim towary (usługi) są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

1. Nabycie artykułów spożywczych na potrzeby osobiste pracownika

Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych konsekwentnie przyjmują, że podatnik nie ma prawa odliczyć VAT od zakupów, które nie są związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i służą jedynie celom osobistym pracowników. Przy czym ustawodawca nie definiuje pojęcia „potrzeb osobistych”. Wg definicji „potrzeby osobiste” to takie, które dotyczą danej osoby i które są jej potrzebami prywatnymi.

Do takiego rodzaju zakupów zaliczają się zakupy dla pracowników m.in. słodyczy, owoców, warzyw, płatków śniadaniowych.

Organy podatkowe zezwalają na odliczanie VAT od zakupu artykułów spożywczych udostępnianych podczas spotkań firmowych pracowników, członków zarządu, czy spotkań z kontrahentami.

2. Zapewnienie napojów pracownikom a odliczenie podatku VAT

Konieczność zapewnienia napojów przez podatnika swoim pracownikom w czasie pracy wynika bezpośrednio z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z § 112 ww. rozporządzenia, pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy.

Ustawodawca dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego wskazuje na niezbędne istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług, a prowadzoną działalnością opodatkowaną (również związku pośredniego). Z kolei nabywane przez podatnika artykuły spożywcze, tj. kawa, herbata, woda, mleko, cukier, przeznaczone do zużycia przez pracowników w związku z przepisami BHP, mają związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych, bowiem nie służą dalszej odsprzedaży, ani nie są wykorzystywane do wytworzenia wyrobów i usług będących przedmiotem obrotu, ale spożywane są na terenie firmy w godzinach jej pracy przez pracowników i służą prawidłowemu funkcjonowaniu firmy. Udostępnienie tych produktów pracownikom nie jest bowiem związane z ich celami osobistymi.

Jeżeli zatem pracodawca zapewnia pracownikom napoje w pomieszczeniach ogólnodostępnych (np. w kuchni, pomieszczeniu socjalnym) w ramach realizacji obowiązków wynikających z przepisów BHP, to ma prawo do odliczenia VAT od zakupu tych produktów.

Tak wynika z powołanej powyżej interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 7 marca 2024 r. W tym zakresie czytamy: „(...) udostępnienie przez Państwa pracownikom produktów takich, jak: woda, cukier, kawa, herbata, mleko (...), nie jest przekazaniem towarów na cele osobiste pracowników. Konieczność zapewnienia napojów przez Wnioskodawcę swoim pracownikom w czasie pracy wynika bezpośrednio z przepisów (...) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zatem przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów produktów takich, jak: woda, cukier, kawa, herbata, mleko, udostępnianych przez Państwa swoim pracownikom w czasie pracy. Nabywane przez Państwa ww. artykuły spożywcze przeznaczone są bowiem do zużycia w związku z przepisami bhp i mają związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych (...)”.