Nowe przepisy wchodzą w życie 25 września 2024 r.

Do wdrożenia odpowiednich procedur ochronnych, w relatywnie krótkim czasie, zobowiązani są:

• przedsiębiorcy zatrudniający 50 lub więcej pracowników,
• wszystkie podmioty sektora publicznego (z wyjątkiem organów gmin lub powiatów liczących do 10 000 mieszkańców)
• od tej zasady są wyjątki - niezależnie od liczby zatrudnionych, ustawie podlegają także te podmioty, które wykonują działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska

Sygnalista to każda osoba zgłaszająca „sygnały” o nieprawidłowościach w ramach funkcjonowania jednostki publicznej lub przedsiębiorstwa – naruszeniach prawa Unii Europejskiej. Sygnalistą może być więc nie tylko pracownik podmiotu, którego zgłoszenie dotyczy, lecz także np. były pracownik, osoba starająca się o pracę w danej jednostce, stażysta, wolontariusz, wspólnik, współpracownik, osoba wykonująca dzieło lub zlecenie na rzecz podmiotu – zarówno wykonawca jak i podwykonawca, dostawca.

Celem dyrektywy o ochronie sygnalistów „jest poprawa egzekwowania prawa i polityk Unii w określonych dziedzinach poprzez ustanowienie wspólnych minimalnych norm zapewniających wysoki poziom ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Głównym celem dyrektywy o sygnalistach jest zapewnienie im należytej ochrony oraz anonimowości. Mogą oni zgłaszać nieprawidłowości korzystając z trzech kanałów raportowania: wewnętrznego, zewnętrznego (do odpowiednich organów administracji publicznej) lub publicznego (do informacji publicznej). W pierwszej kolejności powinni jednak wykorzystać kanał wewnętrzny.

Polski projekt ustawy zakłada, że na gruncie Polskim organem centralnym odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych będzie Państwowa Inspekcja Pracy.

Odpowiednie funkcjonowanie wewnętrznego kanału raportowania powinien zapewnić pracodawca. Kanał taki może być w pełni elektroniczny, jednak może to być też tradycyjna skrzynka podawcza lub linia telefoniczna – decyzja należy do pracodawcy. Może on ponadto wyznaczyć do realizacji tego zadania dział lub osobę wewnątrz firmy, opłacić odpowiedni system informatyczny przygotowany do tego celu lub zlecić jego realizację firmie zewnętrznej, np. kancelarii prawnej.

Na czym m.in. polega ochrona sygnalistów? Przede wszystkim osoby zatrudnione u pracodawcy, którego dotyczy zgłoszenie, będą chronione przed zwolnieniem. Pracodawca taki nie będzie mógł też rozwiązać innych umów: z dostawcami, współpracownikami, wykonawcami i innymi podmiotami, zgłaszającymi nieprawidłowości, przed upłynięciem przewidzianego w umowie terminu zakończenia współpracy.

Zwolnienie czy zakończenie współpracy przed upływem terminu nie jest jednak jedyną formą działań odwetowych, którym przeciwdziałać ma dyrektywa. Są to także groźby wszelkich działań odwetowych oraz represje, takie jak: degradacja ze stanowiska, przymusowy urlop bezpłatny, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie szkoleń i innych benefitów dla sygnalisty, nakładanie kar, nagan, wykluczenie, dyskryminacja i inne.

Do zgłoszeń mogą mieć dostęp wyłącznie wyznaczeni przez pracodawcę, uprawnieni, bezstronni pracownicy. Poza odebraniem zgłoszenia są oni zobowiązani do rozpatrywania, analizowania i oceny prawdziwości tych zgłoszeń. Czas na te działania wynosi nie więcej niż 3 miesiące od dnia dokonania zgłoszenia. W przypadku weryfikacji pozytywnej pracodawca zobowiązany jest do działań naprawczych w tym zakresie oraz dołożenia wszelkich starań, by podobne naruszenia nie powtórzyły się w przyszłości.

Dyrektywa o sygnalistach nakłada także obowiązki w zakresie monitoringu skuteczności kanałów wewnętrznych. Należy w tym celu prowadzić ewidencję każdego zgłoszenia otrzymanego poprzez wewnętrzny kanał raportowania. Szczegóły prowadzenia monitoringu nie są określone w dyrektywie.

Sankcje karne przewidziane są za: utrudnianie dokonania zgłoszenia, podejmowanie działań odwetowych, naruszenie obowiązku zachowania poufności, dokonanie nieprawdziwego zgłoszenia lub publiczne ujawnienie nieprawdziwych informacji. Ostatnim przypadkiem, zagrożonym taką samą karą, jest brak procedur i regulaminu dokonywania zgłoszeń wewnętrznych w jednostce. Odpowiedzialność w tym zakresie ciążyć będzie na kierownikach i menedżerach.