Do zmiany umowy spółki z o.o. w trybie tradycyjnym konieczne jest podjęcie przez wspólników uchwały, która musi być zaprotokołowana przez notariusza. Jego udział nie jest konieczny jedynie w trybie S24, przy czym tryb ten ma ograniczone zastosowanie. Uchwała wspólników dotycząca zmiany umowy spółki według kodeksowych zasad wymaga większości 2/3 bądź 3/4 głosów, a niekiedy jednomyślności. Poza tym zmiana umowy spółki w określonym terminie musi być zgłoszona do KRS. Wpis ten dopiero przesądzi, że doszło do zmiany treści umowy spółki.

Zmiana umowy spółki z o.o. wymaga przede wszystkim podjęcia uchwały wspólników. W procedurze tradycyjnej uchwała ta musi być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza. Może być przyjęta na zgromadzeniu wspólników zwołanym formalnie, bądź nieformalnie. Z tego trybu wprowadzania zmian może korzystać każda spółka, niezależnie od tego, czy została założona w trybie tradycyjnym czy S24. W procedurze tradycyjnej modyfikacje mogą dotyczyć elementów obowiązkowych umowy spółki, jak i pozostałych w niej uregulowanych. Dopuszczalna jest też taka zmiana umowy spółki, która polegała na uchyleniu wszystkich postanowień dotychczasowej umowy (całej umowy) i uchwaleniu nowej, o zupełnie nowej treści.

Poza tym do zmiany umowy spółki z o.o. może dojść także w trybie S24. Przy tym ewentualność ta dotyczy tylko spółek założonych w trybie S24, których umowa spółki nie była do tej pory zmieniona w procedurze tradycyjnej. Zmiana umowy spółki w trybie S24 jest możliwa wyłącznie w zakresie postanowień zmiennych, w tym również co do wysokości kapitału spółki. Dlatego też spółki założone w trybie S24, w których np. ma być wprowadzona instytucja dopłat czy też ma być przyjęty rok obrotowy inny niż kalendarzowy, muszą korzystać z procedury tradycyjnej.

Zasadą jest, że uchwała w sprawie modyfikacji umowy spółki wymaga większości 2/3 głosów. Jednak w razie uchwały dotyczącej istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki potrzebna jest większość 3/4 głosów. Progi te obowiązują, o ile umowa spółki nie ustanawia surowszych warunków powzięcia tych uchwał.

Ustalając, jaka ilość głosów potrzebna jest do zmiany umowy spółki, należy uwzględnić także treść art. 246 § 3 K.s.h. Zgodnie z nim uchwała polegająca na zmianie umowy spółki, zwiększająca świadczenia wspólników lub uszczuplająca prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom, wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy. Kodeks nie precyzuje, w jaki sposób zgoda ta ma być wyrażona. Do jej uzewnętrznienia może dojść w szczególności podczas głosowania, gdy udziałowiec odda głos "za" uchwałą. Przy tym powinno być to wyraźnie stwierdzone poprzez oświadczenie danego wspólnika lub też wynikać z faktu jednomyślnego głosowania wspólników. Co istotne, bez wymaganej zgody udziałowca(-ów) uchwała w sprawie zmiany umowy spółki nie wywoła skutków prawnych.

Artykuł ten musi być przestrzegany przy uchwale zmieniającej umowę spółki dotyczącej m.in.:

• wyłączenia indywidualnej kontroli wspólników, o której mowa w art. 212 K.s.h,
• wprowadzenia do umowy spółki postanowienia stanowiącego podstawę do nakładania dopłat, a także zmiany terminu zwrotu dopłat na późniejszy niż wynika to z umowy spółki.

Decyduje wpis do KRS

Poza uchwałą wspólników wymagany jest jeszcze wpis do KRS. Wpis ten ma charakter konstytutywny (inaczej prawotwórczy). Innymi słowy, gdy w umowie zmieniono np. sposób reprezentacji spółki czy wprowadzono możliwość wnoszenia dopłat, to dopiero od wpisu do KRS zmian w tym zakresie spółka musi być reprezentowana według nowych reguł czy w spółce mogą być zarządzone dopłaty.

Jeżeli zmiana umowy spółki nie zostanie zgłoszona do sądu rejestrowego w terminie 6 miesięcy od dnia wprowadzenia zmian albo jeśli postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania stało się prawomocne, wówczas uchwała wspólników traci moc. W przypadku rejestrowania zmiany umowy spółki w trybie S24 zastosowanie ma krótszy (7-dniowy) termin na zgłoszenie do KRS.

Jednym z załączników do wniosku o wpis zmiany umowy spółki w KRS w procedurze tradycyjnej jest jednolity tekst umowy spółki z uwzględnieniem wprowadzonych zmian. Może być on sporządzony w zwykłej formie pisemnej. Przy tym jeżeli zmiana umowy polega na uchwaleniu nowego tekstu umowy, złożenie tego tekstu jest równoznaczne ze złożeniem tekstu jednolitego.

Koszt rejestracji zmiany umowy spółki z o.o. w trybie tradycyjnym to łącznie 350 zł, a w trybie S24 - 300 zł.

W razie zmiany danych uzupełniających spółki (tj. takich, które nie podlegają ujawnieniu w KRS, np. nowej nazwy skróconej spółki), należy pamiętać o przekazaniu NIP-8 do urzędu skarbowego. Jeśli umowa spółki skutkuje zmianą danych zgłoszonych do CRBR, należy pamiętać o zgłoszeniu aktualizacyjnym.

Przy podwyższaniu bądź obniżaniu kapitału zakładowego w procedurze zmiany umowy spółki występują dodatkowe wymogi. Omawiana procedura nie ma natomiast zastosowania przy obniżeniu kapitału zakładowego związanego z tzw. automatycznym umorzeniem udziałów oraz przy podwyższeniu kapitału zakładowego na mocy dotychczasowych postanowień umowy spółki.

W trybie S24 zmiana umowy spółki następuje wyłącznie on-line. Przez system S24 podejmowana jest uchwała i składany jest wniosek o wpis zmian do KRS.

Wspólnicy podejmują uchwałę przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Podjęcie takiej uchwały nie wymaga formalnego zwołania zgromadzenia wspólników. Warunkiem jej podjęcia jest jednak wykonanie co do niej prawa głosu przez wszystkich wspólników. Prawo głosu wykonuje się przez oświadczenie złożone w systemie teleinformatycznym. Wymaga ono opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym (tzw. ePUAP) albo podpisem osobistym (w praktyce warto sprawdzić, czy system S24 umożliwia już posługiwanie się podpisem osobistym). Przy wykonywaniu prawa głosu wspólnik może zgłosić sprzeciw co do uchwały.

Uchwała wspólników podjęta z zachowaniem wskazanych wymogów w sprawie zmiany umowy spółki jest równoważna z uchwałą umieszczoną w protokole sporządzonym przez notariusza. Wprowadzając zmiany do umowy spółki przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej dotyczącej podwyższenia kapitału zakładowego spółki z o.o. S24, można wnosić wyłącznie wkłady pieniężne. Wkłady niepieniężne mogą być wnoszone na pokrycie kapitału zakładowego jedynie w przypadku, gdy zmiana umowy spółki będzie dokonana w formie aktu notarialnego.