Od 1 stycznia 2020 r. dokonanie płatności należności wynikającej z otrzymanej faktury na kwotę powyżej 15.000 zł na inny rachunek niż zamieszczony w wykazie prowadzonym przez szefa KAS naraża podatnika na konsekwencje podatkowe, m.in. w zakresie odpowiedzialności solidarnej nabywcy (podatnika VAT) za zaległości podatkowe dostawcy towaru lub usługodawcy. Ustawodawca umożliwił jednak podatnikowi uwolnienie się od takiej odpowiedzialności solidarnej poprzez złożenie zawiadomienia o zapłacie należności na rachunek bankowy spoza wykazu.

1. Podmioty uprawnione do składania zawiadomienia

Uprawnionym do złożenia zawiadomienia (na formularzu ZAW-NR) jest podatnik, o dokonujący zapłaty (powyżej 15.000 zł) na rachunek spoza wykazu w sytuacji, gdy dostawa towarów lub świadczenie usług są potwierdzone fakturą i zostały dokonane przez podatników VAT czynnych. Zawiadomienie można złożyć zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Warto podkreślić, że zawiadomienie takie może zostać złożone również przez przedsiębiorstwo w spadku lub przez pełnomocnika. Aby jednak złożyć zawiadomienie w imieniu innego podatnika należy posiadać pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) lub szczególne (PPS-1). Nie trzeba posiadać pełnomocnictwa do składania deklaracji drogą elektroniczną (UPL-1).

W przypadku złożenia zawiadomienia przez przedsiębiorstwo w spadku w zawiadomieniu należy wpisać identyfikator podatkowy (NIP) zmarłego przedsiębiorcy.

2. Miejsce i termin złożenia druku ZAW-NR?

Zawiadomienie o zapłacie należności na rachunek spoza wykazu należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu.

Z kolei w przypadku przedsiębiorstwa w spadku właściwym organem podatkowym jest organ podatkowy, który był właściwy dla zmarłego podatnika w dniu jego śmierci.

3. Prawidłowe wypełnienie formularza zawiadomienia

Część A formularza dotyczy miejsca i celu składania oraz rodzaju zawiadomienia. Podmiot składający zawiadomienie:

• wskazuje w pozycji 5 naczelnika urzędu skarbowego, do którego jest składane zawiadomienie,
• zaznacza w pozycji 6 cel złożenia zawiadomienia, tj. złożenie lub korekta zawiadomienia,
• zaznacza odpowiednie pozycje (7, 8, 9) poprzez określenie rodzaju zawiadomienia.

Część B formularza dotyczy danych podatnika.

Podatnik składający zawiadomienie ZAW-NR, który dokonał zapłaty należności przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów wskazuje w pozycjach 10-20 swoje dane identyfikacyjne i adres, tj.:

• w części B.1. nazwę (podatnika niebędącego osobą fizyczną) lub nazwisko i pierwsze imię oraz datę urodzenia w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną (poz. 10 i 11).
• w części B.2. adres siedziby w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną albo adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności (w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną, poz. 12-20).

W przypadku przedsiębiorstwa w spadku w części B.1. należy podać nazwisko, pierwsze imię i datę urodzenia zmarłego przedsiębiorcy (nie wypełnia się wówczas części B.2).

Część C formularza zawiera dane wystawcy faktury wskazane na fakturze, tj. jego dane identyfikacyjne (NIP) oraz nazwę albo imię i nazwisko (część C.1. poz. 21-22). Z kolei w części C.2 (poz. 23-31) należy wskazać wynikające z faktury dane adresowe wystawcy, tj. adres siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności wystawcy faktury.

Część D formularza zawiera dane dotyczące dokonanych płatności.

W poz. 32 wskazuje się rodzaj rachunku, na jaki dokonano płatności, zaznaczając kwadrat 1 gdy jest to rachunek polski bądź kwadrat 2 - gdy mamy do czynienia z rachunkiem zagranicznym.

Jeżeli płatność dokonywana jest na rachunek polski, wypełnia się pozycję 33, w której podaje się kolejno 26 znaków, w standardzie NRB.

Z kolei w przypadku rachunku zagranicznego, należy wypełnić poz. 34 i 35 i wpisać międzynarodowy numer rachunku bankowego IBAN (kolejno 28 znaków) oraz kod SWIFT (kolejno 8-11 znaków) umożliwiający identyfikację instytucji, do której adresowany jest dany przelew.

W części tej - w poz. 36 i 37 wskazać należy datę zlecenia przelewu oraz kwotę należności zapłaconej przelewem.

Część E (poz. 38-40) umożliwia identyfikację osoby składającej zawiadomienie poprzez podanie imienia i nazwiska oraz złożenie podpisu podatnika składającego zawiadomienie lub osoby reprezentującej podatnika uprawnionego do złożenia zawiadomienia.