Sprzedaż ewidencjonujmy w kasie fiskalnej. Zdarza się, że osoby prywatne proszą o wystawienie do paragonu faktury. Niekiedy osoby te proszą o wystawienie faktury z ich NIP, gdyż dokonują one rozliczenia zwrotu akcyzy. Czy w związku z tym, aby wystawić fakturę na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, należy na paragonie podać jej NIP?

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają, co do zasady, obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Dokumentem potwierdzającym fakt dokonania takiej sprzedaży jest paragon fiskalny.

Jeśli osoba prywatna w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży, bądź otrzymano całość lub część zapłaty, wystąpi z żądaniem wystawienia faktury, sprzedawca musi wystawić taki dokument.

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy fiskalnej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Od 1 stycznia 2020 r. zaczęły obowiązywać przepisy, wprowadzone nowelizacją ustawy o VAT, dotyczące zmiany zasad wystawiania do paragonów potwierdzających dokonanie sprzedaży faktur na rzecz nabywcy posługującego się NIP lub numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej. Z nowo dodanego do ustawy o VAT artykułu wynika, że w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym, fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby VAT lub podatku od wartości dodanej.

Z uwagi na to, że nie wszystkie obecnie funkcjonujące na rynku kasy rejestrujące posiadają możliwość umieszczenia na paragonie NIP nabywcy, wystawianie faktur na podstawie paragonów zawierających NIP nabywcy jest ograniczone do tej grupy kas, które posiadają tę funkcjonalność.

Jeśli zatem dokonuje się zakupu jako podatnik, a nie jako konsument, powinno się o tym fakcie poinformować sprzedawcę. Gdy sprzedawca nie będzie miał technicznej możliwości wpisania NIP na paragonie, nabywca powinien zadeklarować w momencie dokonywania zakupu, że nabywa towar lub usługę jako podatnik - wtedy sprzedawca nie powinien rejestrować sprzedaży w kasie rejestrującej, tylko od razu wystawić fakturę. Rozwiązania te nie mają zastosowania do podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.11.0).

Od 1 stycznia 2020 r. przepisy w zakresie wystawiania faktur dla osób prywatnych na podstawie paragonów nie uległy zmianie. W związku z tym w sytuacji osoby prywatnej faktury nie muszą zawierać numeru identyfikującego nabywcę.

Podkreślić należy, że identyfikatorem podatkowym osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej jest numer PESEL. Natomiast NIP jest identyfikatorem w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu. Identyfikatory te nie są traktowane jako zamienniki.

Należy też przypomnieć, że od 2012 r. wprowadzono zmiany dotyczące posługiwania się identyfikatorami podatkowymi, zgodnie z którymi osobom prywatnym nieprowadzącym działalności gospodarczej, które obejmuje ewidencja PESEL, nie jest wydawany już NIP.