Od 1 września 2019 r. funkcjonuje tzw. biała lista, czyli Wykaz podatników VAT.

Zapłata na rachunek nieznajdujący się na białej liście może od 1 stycznia 2020 r. mieć negatywne konsekwencje na gruncie CIT/PIT oraz Ordynacji podatkowej.

Wykaz podatników VAT –biała lista to jedna, elektroniczna i bezpłatna baza podatników VAT, zawierająca dane o podatnikach, którzy:

• zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni,
• nie zostali zarejestrowani lub zostali wykreśleni z rejestru,
• zostali przywróceni jako podatnicy VAT.

To, czy podatnik znajduje się na białej liście, można sprawdzić na wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany.

Na białej liście znajdują się m.in. numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej (SKOK), której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Biała lista jest aktualizowana przez Szefa KAS raz na dobę, w każdy dzień roboczy (w godz. 22.00-00:00). MF poinformowało, że rachunki bankowe są widoczne na białej liście następnego dnia po aktualizacji danych podatnika w bazach danych KAS. Zgłoszenia aktualizacyjne są obsługiwane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia ich wpływu do urzędu skarbowego.

Aby dane dotyczące rachunków mogły znaleźć się na białej liście, muszą jednocześnie spełniać określone kryteria:

• rachunek musi być wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym,
• musi to być rachunek rozliczeniowy w rozumieniu Prawa bankowego lub imienny rachunek w SKOK, otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• rachunek ten musi być potwierdzony w systemie teleinformatycznym izby rozliczeniowej (STIR).

Obecnie podatnicy mają czas na poznanie zasad funkcjonowania białej listy i sposób wyszukiwania danych o swoich kontrahentach oraz na sprawdzenie, czy ich rachunki widnieją na białej liście; mogą także potwierdzić aktualność swoich danych. Negatywne konsekwencje zapłaty na rachunek spoza białej listy mogą powstać dopiero od 1 stycznia 2020 r. MF przypomniało, że ewentualne błędy podatnicy mogą zgłaszać:

• do właściwych dla siebie urzędów skarbowych lub na adres skrzynki e-mailowej WykazPodatnikow@mf.gov.pl,
• do CEIDG – w zakresie aktualizacji danych zgłaszanych za pośrednictwem CEIDG,
• do odpowiednich banków – w zakresie wyjaśnień co do charakteru danego rachunku i potwierdzania, czy rachunek znajduje się w systemie teleinformatycznym STIR.

Gdy na białej liście nie ma kontrahenta, z którym podatnik chce zawrzeć transakcję, można wystąpić z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o potwierdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Dodatkowo, podatnik powinien zweryfikować, czy kontrahent nie jest zwolniony z VAT podmiotowo lub przedmiotowo.

Korzystanie z białej listy nie jest obowiązkowe, jednak brak weryfikacji kontrahenta może powodować negatywne konsekwencje, tj.:

• zarzut niedochowania należytej staranności,
• brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych lub podważenie takiego zaliczenia (od 1 stycznia 2020 r.),
• ryzyko poniesienia przez nabywcę odpowiedzialności solidarnej za zaległości wystawcy faktury w części dotyczącej podatku VAT, który wynika z tej niezweryfikowanej płatności (od 1 stycznia 2020 r.).

Biała lista ułatwia i przyspiesza proces wyszukiwania danych o podmiotach zawartych na białej liście, zwiększa bezpieczeństwo i istotnie ogranicza ryzyko udziału w oszukańczym procederze zmierzającym do wyłudzenia VAT.

Gdy na białej liście nie ma danych kontrahenta, to może to oznaczać, że kontrahent:

• oczekuje na rejestrację na VAT lub
• jest zwolniony podmiotowo z obowiązku złożenia zgłoszenia, np. z uwagi na nieprzekroczenie limitu sprzedaży w wysokości 200.000 zł rocznie lub
• jest zwolniony przedmiotowo z VAT.

Aby udowodnić, że podatnik dokonał weryfikacji kontrahenta lub że transakcja została dokonana na rachunek znajdujący się na białej liście, należy wygenerować plik pdf, zawierający informację o sprawdzaniu danych zawartych na białej liście w konkretnym dniu, na wybrany dzień i zachować go w formie elektronicznej (np. zrobić zrzut ekranu) lub wydrukować.

W sytuacji, gdy podatnik dokona zapłaty na rachunek spoza białej listy, będzie mógł zwolnić się z negatywnych skutków takiej zapłaty (tj. braku możliwości ujęcia wydatku w kosztach podatkowych oraz odpowiedzialności solidarnej za zaległości kontrahenta w VAT), jeśli złoży zawiadomienie o takiej zapłacie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury – w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu.

W praktyce może mieć miejsce sytuacja, w której podatnicy złożą zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego innego niż właściwy dla kontrahenta (wystawcy faktury). W takim przypadku naczelnik, który otrzyma zawiadomienie o zleceniu przelewu na rachunek spoza białej listy, przekaże takie zawiadomienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

W sytuacji, gdy płatność za transakcję zostanie zlecona na rachunek spoza białej listy, a kontrahent zapłaci VAT, wówczas przedsiębiorca nie poniesie odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe kontrahenta w VAT. Nie będzie mógł on jednak zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku technicznych problemów, związanych z dostępem do białej listy, podatnik powinien zapisać komunikat o niedostępności (np. zrobić zrzut ekranu). Ponadto, aby uchronić się przed negatywnymi skutkami zapłaty na rachunek spoza białej listy, podatnik może skorzystać z możliwości zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego – właściwego dla wystawcy faktury – o zleceniu przelewu na rachunek spoza białej listy (w terminie 3 dni od dnia zlecenia przelewu).

Jeśli na białej liście będzie informacja, że rachunek bankowy kontrahenta jest, lecz się nie wyświetla, istnieją natomiast inne rachunki danego kontrahenta i pojawia się lista kilkudziesięciu numerów kont bankowych. Oznacza to, że kontrahent posiada rachunek wirtualny. Rachunki wirtualne nie są zamieszczane na białej liście, gdyż nie są to rzeczywiste rachunki rozliczeniowe zgłaszane do urzędu skarbowego lub do CEiDG. Biała lista (po wpisaniu numeru rachunku wirtualnego) wyświetla informację, że jest to rachunek powiązany z rachunkiem rozliczeniowym konkretnego podmiotu; podane są w niej dane tego podmiotu. W takim przypadku najlepiej przeszukać białą listę po numerze rachunku rozliczeniowego, co pozwoli potwierdzić, że taki rachunek jest przypisany do konkretnego podmiotu.

Płatności dokonywane za pomocą np. karty debetowej/kredytowej lub szybkie płatności internetowe nie są uznawane za "płatności dokonane przelewem", tj. nie są one objęte przepisami dotyczącymi białej listy. Nie jest to przelew, lecz zlecenie płatnicze, czyli oświadczenie płatnika lub odbiorcy skierowane do jego dostawcy, które zawiera polecenie wykonania transakcji płatniczej. W związku z tym, zapłata dokonana w ww. sposób nie będzie skutkować poniesieniem negatywnych konsekwencji podatkowych (utratą kosztów uzyskania przychodu).

Na białej liście nie ma numerów zagranicznych rachunków bankowych, gdyż nie są to rachunki rozliczeniowe w rozumieniu Prawa bankowego lub imienne rachunki w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Tymczasem płatności na konto z białej listy dotyczą tylko tych podmiotów zagranicznych, które są zarejestrowane dla potrzeb VAT jako podatnicy VAT czynni w Polsce.

Obecnie trwają prace legislacyjne, mające na celu zamieszczenie na białej liście (po 1 stycznia 2020 r.) rachunków banków i SKOK-ów, prowadzonych przez te instytucje dla celów ich gospodarki własnej. Planowane są także prace legislacyjne, aby po 1 stycznia 2020 r. podatnicy nie musieli sprawdzać na białej liście rachunków cesyjnych (które są faktycznie rachunkami rozliczeniowymi, tworzonymi przez banki przy każdej umowie kredytu).