Koszt czy środek trwały? – zakup urządzenia poniżej kwoty 10 tys. używanego dłużej niż 1 rok

Kwestie podatkowe, związane z amortyzacją reguluje ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nią amortyzacji podlegają między innymi stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1. budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2. maszyny, urządzenia i środki transportu,
3. inne przedmioty

- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Środki te określa się mianem środków trwałych.

Są jednak pewne wyjątki, amortyzacji nie podlegają, zgodnie z ww. ustawą:

1. grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów,
2. budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy,
3. dzieła sztuki i eksponaty muzealne,
4. wartość firmy, jeżeli wartość ta powstała w inny sposób niż określony w art. 22b ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy, tj. z wyjątkiem:

1. • wartości firmy, jeżeli wartość ta powstała w wyniku nabycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części w drodze:

1. • • kupna,
     • przyjęcia do odpłatnego korzystania, a odpisów amortyzacyjnych, zgodnie z przepisami rozdziału 4a, dokonuje korzystający,

1. • wartości firmy, jeżeli w związku z przeniesieniem na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przedsiębiorstwa lub zorganizowanej części przedsiębiorstwa wartość ta została opodatkowana w państwie członkowskim Unii Europejskiej podatkiem równoważnym do podatku od dochodów z niezrealizowanych zysków – w przypadku gdy przedsiębiorstwo lub jego zorganizowana część przenoszone są z tego państwa;

1. składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów dotyczących zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane; w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tej działalności.

Jednak dla składników majątkowych o relatywnie niewielkiej wartości ustawa czyni wyjątek.

Zgodnie z jej art. 22d można nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł – wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

Reasumując – po zakupie dla celów działalności wyposażenia o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł do wyboru są trzy opcje:

• po pierwsze, można nie zaliczać go do środków trwałych i wydatki związane z nabyciem zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów,
• po drugie, można zaliczyć składnik majątku do środków trwałych, a następnie go zamortyzować – poprzez dokonanie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego – w wysokości odpowiadającej wydatkom na nabycie danego składnika majątku – w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej albo w miesiącu następnym;
• po trzecie, można amortyzować zakupiony składnik majątku na analogicznych zasadach jak wszystkie inne środki trwałe czy też wartości niematerialne i prawne.

Jeśli skorzysta się z opcji pierwszej, takiego składnika majątku nie ujmuje się w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Ewidencja wyposażenia

Podatnicy prowadzący rachunkowość w formie PKPiR zobowiązani są czynić to zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Do końca 2019 r. obowiązywało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, które zawierało definicję wyposażenia, określając je jako rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych. Wskazany w pytaniu ekspres do kawy spełniałby te warunki, w przypadku wyboru pierwszej możliwości.

Należało w niej ujmować wyposażenie, którego wartość początkowa przekraczała 1500 zł.

W ewidencji wyposażenia musiały znajdować się następujące dane:

• numer kolejny wpisu,
• data nabycia,
• numer faktury lub rachunku,
• nazwa wyposażenia,
• cena zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,
• numer pozycji, pod którą wpisano w PKPiR koszt związany z nabyciem wyposażenia,
• data likwidacji (w tym również data sprzedaży lub darowizny) oraz przyczyna likwidacji wyposażenia.

Od 1 stycznia 2020 r. obowiązuje jednak nowe rozporządzenie ws. PKPiR, tj. z dnia z dnia 23 grudnia 2019 r., które zniosło obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia.

Zniesienie obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia nie zabrania przedsiębiorcy prowadzenia takiego rejestru na własne potrzeby.