Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane ze swoją podróżą służbową, o ile wykaże, że zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu i nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1 updof, czyli:

1. Koszty przejazdu

-                w przypadku podróży publicznym środkiem transportu - w wysokości ceny biletu za przejazd określonym środkiem transportu (pociągiem, autobusem, promem, samolotem). Nie ma ograniczeń co do rodzaju i klasy środka transportu. -                w przypadku podróży samochodem będącym środkiem trwałym - kosztem będą wszelkie wydatki faktycznie poniesione np. zakup paliwa, opłaty za parking, przejazd drogami płatnymi i autostradami, mycie samochodu, naprawa, holowanie. Podstawa rozliczeń to np. faktury, rachunki, dowody opłat. -                w przypadku podróży środkiem transportu nie będącym środkiem trwałym tj. samochód osobowy używany na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu - kosztem będą wydatki, jednak wyłącznie do wysokości wynikającej z kilometrówki. Podatnik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Na wydatki związane z parkowaniem samochodu, udokumentowane biletem z parkometru, kuponem, biletem jednorazowym, które nie zawierają danych przedsiębiorcy, sporządza się dowód wewnętrzny i dołącza do niego posiadany dokument. Wydatki poniesione za granicą, na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Na ich odwrocie należy wpisać dane przedsiębiorcy oraz rodzaj zakupionego towaru.

1. Koszty noclegu

Koszty noclegu w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem (bez limitu).

1. Koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej

Koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd albo innym dokumentem z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku na konkretny środek transportu.

1. Inne wydatki

Inne wydatki takie jak np. koszty zakupu biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, koszty opłaty za bagaż w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem.

1. Dieta

Poza faktycznie poniesionymi wydatkami, kosztem działalności są również przysługujące przedsiębiorcy (oraz osobie współpracującej), diety do wysokości diet przysługujących pracownikom. Zatem, wydatki na wyżywienie, mimo posiadania rachunków, nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, z uwagi na to że przedsiębiorcy przysługują diety. Dokumentem będącym podstawą ujęcia w kosztach jest dowód wewnętrzny zwany rozliczeniem podróży służbowej. Oprócz diet przedsiębiorcy nie przysługują żadne ryczałty.