Każdy podmiot, który prowadzi księgi rachunkowe, zobligowany jest przeprowadzać generalnie na koniec roku obrotowego inwentaryzację aktywów i pasywów.

Aby prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację, należy się do niej odpowiednio przygotować. Proces ten składa się z kilku czynności. Pierwszą z nich jest wydanie zarządzenia przez kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Zamieszcza się w nim m.in. przedmiot i metodę inwentaryzacji, a także terminy jej przeprowadzenia, w tym datę ustalenia stanu faktycznego oraz datę rozpoczęcia i zakończenia czynności inwentaryzacyjnych.

Następnym krokiem jest powołanie przez kierownika jednostki komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych. Zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest zorganizowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, jego przeprowadzenie, wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich rozliczenia. Członkowie komisji i zespołów spisowych powinni posiadać wiedzę i umiejętności m.in. z przedmiotu i techniki spisu z natury, zasad dokumentowania jego wyników oraz oceny przydatności zapasów.

Kolejne czynności to: określenie obowiązków i praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury oraz sporządzenie dokumentacji związanej z przebiegiem inwentaryzacji, przygotowanie do spisu rejonów i pól spisowych oraz znajdujących się na nich zapasów.

Przy wyznaczaniu pól spisowych uwzględnia się rodzaj, wielkość i sposób pomiaru zapasów składowanych w określonych miejscach. Zapasy segreguje się według asortymentów, nadaje im czytelne oznaczenia umożliwiające ich identyfikację, a także wydziela zapasy obce. Na zakończenie przeprowadza się instruktaż osób biorących udział w inwentaryzacji. W tym celu szkoli się je m.in. w zakresie wypełniania dokumentacji inwentaryzacyjnej i sposobu poprawiania w niej błędów.