Nie wszystkie wydatki ponoszone na gratyfikacje świąteczne dla pracowników, czy świąteczne aranżacje można uwzględnić w rachunku kosztowym.

Wydatki na imprezę świąteczną zorganizowaną w lokalu dla pracowników i zaproszonych gości w części dotyczącej zatrudnionych pracowników należy w podatku dochodowym klasyfikować jako tzw. koszty pracownicze. Jednak dla uznania ich za koszty podatkowe niezbędne jest, aby impreza taka miała na celu zintegrowanie pracowników z firmą oraz ich skonsolidowanie jako zespołu. Okazja do przebywania pracowników ze sobą i wspólnej konsumpcji nie może być tu samym w sobie celem.

Organy podatkowe akceptują obciążanie kosztów firmowych wydatkami związanymi z uczestnictwem w nich członków rodzin pracowniczych. Wskazują, że spotkania pracowników poza miejscem pracy w towarzystwie bliskich im osób m.in. sprzyjają polepszeniu komunikacji, umocnieniu więzi z pracodawcą oraz mają wpływ na integrację zespołu. To w ich opinii pozwala na obciążanie nimi kosztów podatkowych.

Na grudniowych imprezach integracyjnych pojawiają się również goście spoza firmy. W spółkach kapitałowych są to m.in. członkowie rad nadzorczych i organów stanowiących oraz przedstawiciele właścicieli. Wydatki na rzecz tych osób nie są kosztami podatkowymi. Część wydatków na organizację imprezy integracyjnej, która ich dotyczy, należy wyłączyć z kosztów podatkowych.

Na takich imprezach bywają też kontrahenci lub przedstawiciele firm współpracujących w różnym stopniu z organizatorem imprezy. Organy podatkowe zasadniczo kwestionują możliwość zaliczania do kosztów podatkowych wydatków związanych z uczestnictwem w nich tych osób.

Aranżację świątecznego wystroju należy na gruncie funkcjonowania firmy sklasyfikować jako działanie marketingowe. Niewątpliwie takie działanie kreuje wizerunek firmy, przyczyniając się do określonego sposobu jej odbioru. Jednak nie ma podstaw, aby uznać, że są to wydatki o charakterze reprezentacyjnym, wyróżniającym firmę spośród innych. Ponieważ równocześnie trudno odmówić im racjonalności i celowości z uwagi na stworzenie dzięki nim przyjaznej atmosfery poprzez nawiązanie do tradycji i kultury obyczajowej, należy je sklasyfikować jako wydatki związane z ogólnym funkcjonowaniem firmy. Nie ma przeszkód, aby wartością takich wydatków obciążać firmowe koszty podatkowe.

Przekazywanie kontrahentom w okresie świątecznym drobnych, zwyczajowych upominków należy zaliczyć do działań świadczących o dbałości o kontrahentów. Jednak możliwość rozliczenia wydatków na tego typu prezenty w kosztach podatkowych zależy od tego, czy mają charakter reprezentacyjny, czy reklamowy.

Niskocenne upominki opatrzone logo firmowym mają na celu rozpowszechnianie marki. Spełniają więc przesłanki do uznania ich za wydatki reklamowe podlegające zaliczeniu do kosztów podatkowych. Nie dotyczy to wartościowych prezentów wręczanych tylko wybranym kontrahentom. Nakłady na takie prezenty stanowią wyłączone z kosztów podatkowych wydatki o charakterze reprezentacyjnym.

Pracodawcy często przyznają pracownikom świadczenia mające zrekompensować zwiększone wydatki ponoszone przez nich w okresie świątecznym, w tym m.in. premie pieniężne. Koszty związane z realizacją tego rodzaju świadczeń kwalifikują się do kategorii tzw. kosztów pracowniczych i mogą obciążać firmowe koszty podatkowe na zasadach ogólnych.