Od 31 marca 2020 r. członkowie zarządu mogą uczestniczyć w posiedzeniach tego organu zdalnie. Skorzystanie z tej możliwości nie wymaga wprowadzania zmian do umowy spółki. Nie ma nawet obowiązku przyjmowania regulaminu przeprowadzenia takiego posiedzenia. Jednakże w przypadku zdalnej pracy zarządu nie można zapominać o zapewnieniu identyfikacji jego członków i cyberbezpieczeństwie.

W posiedzeniu zarządu można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Przy ich wykorzystaniu mogą być także podejmowane uchwały zarządu. Poza tym, według nowych regulacji, uchwały zarządu mogą być podjęte także w trybie pisemnym. Dodatkowo członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu Wskazane rozwiązania mogą być stosowane w spółce bez konieczności wprowadzania zmian do umowy spółki. Obowiązuje bowiem zasada, że w spółce można korzystać z nowych rozwiązań. Natomiast ich zmiana czy wyłączenie wymaga wprowadzenia zmian do umowy spółki (art. 208 § 51, § 52, § 53 K.s.h.). Podkreślić też trzeba, że omawiane przepisy to rozwiązania trwałe. Dlatego też regulacje te znalazły się w przepisach K.s.h., a nie w specustawie w sprawie COVID-19.

Nowe regulacje zezwalają zatem m.in. na zdalne uczestnictwo członków zarządu w posiedzeniach tego organu, na których mogą być podejmowane uchwały.

Zmiany wprowadzone do K.s.h. z końcem marca nie zmodyfikowały pozostałych reguł funkcjonowania zarządu. W dalszym ciągu zasadą kodeksową jest, że uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu.

Kodeks nie reguluje szerzej kwestii związanych z organizacją posiedzenia zarządu. Sposób jego zwołania, jego przebieg może określać regulamin zarządu. Jego przyjęcie w przypadku zarządu nie jest obowiązkowe nawet, gdy ma być ono przeprowadzane zdalnie. Inne regulacje dotyczą zgromadzeń wspólników, w których udziałowcy mogą uczestniczyć zdalnie. Aby można było korzystać z tego rozwiązania, niezbędne jest przyjęcie regulaminu w trybie określonym w art. 2341 K.s.h. W regulaminie muszą być wskazane szczegółowe zasady zdalnego udziału w zgromadzeniu wspólników. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Wskazane jest określenie w uchwale zarządu czy regulaminie zasad zdalnej pracy zarządu. Pamiętać należy w szczególności o zapewnieniu identyfikacji członków zarządu i cyberbezpieczeństwie. Członkowie organu powinni mieć na względzie ochronę takich dóbr jak tajemnica przedsiębiorstwa czy dane osobowe.

Art. 208 K.s.h. nie ustanawia żadnych reguł związanych z prowadzeniem protokołu. Dlatego też w razie braku szczegółowych regulacji w umowie spółki, ewentualnie regulaminie spółki bądź regulaminie zarządu, nie ma wymogu sporządzania jakiejkolwiek dokumentacji. Na dowód odbycia posiedzenia zarządu nie jest konieczne sporządzenie protokołu. Jednak trzeba pamiętać, że względy praktyczne przemawiają za tym, aby dokumentować podjęte przez zarząd decyzje. Przy sporządzeniu protokołu można posiłkować się regulacją dotyczącą zarządu spółki akcyjnej. Zgodnie z nią protokoły powinny zawierać porządek obrad, nazwiska i imiona obecnych członków zarządu, liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały oraz zdania odrębne. Protokoły podpisują obecni członkowie zarządu. W przypadku przeprowadzenia posiedzenia z możliwością zdalnego udziału w nim niezbędne jest zamieszczenie w protokole stosownej adnotacji.

Członkowie zarządu uczestniczący w posiedzeniu tego organu zdalnie mogą podpisać protokół elektronicznie (np. kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym tzw. ePUAP).