Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy mogą prowadzić akta osobowe w postaci elektronicznej. Jest to możliwe od początku zatrudnienia w przypadku nowych pracowników albo od ustalonej przez pracodawcę daty, jeśli elektronizacja ma objąć pracowników, dla których wcześniej prowadzono akta w postaci tradycyjnej. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie skanu i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, które służą potwierdzeniu zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Nie określono, w jakim momencie dokument powinien zostać opatrzony podpisem kwalifikowanym (pieczęcią kwalifikowaną), zatem istnieją dwie możliwości:

·       dokumenty zeskanowane z akt osobowych są od razu podpisywane podpisem kwalifikowanym, a potem następuje tylko ich eksport do systemu kadrowo-płacowego,

·       dokumenty zeskanowane są przenoszone do systemu kadrowo-płacowego i przy ich wgrywaniu do systemu są opatrywane podpisem kwalifikowanym.

Najważniejsze jest to, że podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowana potwierdzają zgodność dokumentu elektronicznego z pierwowzorem papierowym. Na tym etapie powinna następować weryfikacja, np. czy skan ma odpowiednią jakość, czy zeskanowano wszystkie strony z dokumentu itp. Podejmując decyzję w powyższym zakresie należy zastanowić się, na którym etapie taka weryfikacja ma następować i od tego uzależnić moment opatrywania dokumentów podpisem kwalifikowanym.

W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy możliwe jest zażądanie przez inspektora wglądu do e-teczek, na co pracodawca wdrażający takie rozwiązanie powinien być przygotowany posiadając np. dodatkowe stanowisko komputerowe w dziale kadr z opcją udostępnienia e-teczki do wglądu.

Ważne: PIP ma uprawnienie do kontroli prawidłowości prowadzenia akt osobowych, pod kątem zasad podziału na części, przechowywania odpowiednich dokumentów oraz chronologii dokumentów i te uprawnienia nie ulegają zmianie po przejściu pracodawcy na e-teczkę.

Prawo do wglądu do akt osobowych ma również pracownik w trakcie trwającego stosunku pracy, a więc takie stanowisko komputerowe może być wykorzystywane do spełnienia obowiązku udostępnienia akt pracownikom, jeśli nie są one dostępne w jakimś portalu pracowniczym.

W przypadku kontroli inspektor pracy może także zażądać kopii poszczególnych dokumentów, które będą stanowiły załączniki do protokołu z kontroli. Wówczas obowiązkiem pracodawcy byłoby udostępnienie tych kopii z systemu kadrowo-płacowego przy spełnieniu wymagań technicznych z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Kopia może być zatem albo wydrukiem z systemu albo plikiem elektronicznym, z tym że w tym drugim przypadku należy wygenerować również plik XML z metadanymi, spełniający narzucone wymienionym rozporządzeniem wymagania techniczne.

Ważne: Wdrażając e-teczki pracodawcy powinni wybrać takie oprogramowanie służące do prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej, by spełniało wiele wymagań technicznych narzuconych w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wymaganiem takim jest m.in. generowanie plików XML z metadanymi według struktury narzuconej w specyfikacji technicznej.