Od 1 stycznia 2021 r. przepisami w zakresie obowiązku wdrożenia pracowniczych planów kapitałowych objęte zostały pozostałe podmioty zatrudniające (które dotychczas nie przystąpiły do PPK).

Podmioty zatrudniające (spoza sektora finansów publicznych) były zobowiązane zawrzeć umowę z instytucją finansową o zarządzanie PPK do dnia 23 kwietnia 2021 r. Zgodnie z przepisami ustawy o PPK dokonać tego należy w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku. Ponieważ forma zawarcia umowy nie została uszczegółowiona w ustawie o PPK, należy przyjąć, że może to być każda forma dopuszczalna na gruncie Kodeksu cywilnego i utrwalona na trwałym nośniku, np. nośniku USB, płycie CD, ale też w formacie pliku PDF przekazanym drogą e-mailową.

Umowa o zarządzanie PPK musi zawierać w szczególności:

-        strony umowy,

-        warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty,

-        warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu,

-        informacje o wysokości wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych,

-        sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat,

-        maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy.

Następnie trzeba podpisać umowę o prowadzenie PPK. Jest to umowa, którą podmiot zatrudniający zawiera w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Po zawarciu jej staną się one uczestnikami PPK. Umowę należy zawrzeć w imieniu i na rzecz wszystkich zatrudnionych w rozumieniu ustawy o PPK, którzy ukończyli 18 lat, ale nie ukończyli 55. roku życia (poza tymi, którzy złożyli deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat). W przypadku osób, które ukończyły 55 lat, a nie ukończyły 70. roku życia, umowa o prowadzenie PPK może zostać zawarta wyłącznie na ich wniosek. Termin na zawarcie tej umowy upływa z dniem 10 maja 2021 r.